Plan de Negocios para tu Guardería

Escrito por Leonardo Pozzobon, coordinador de programas

Qué es y qué no es un plan de negocios

Un plan de negocios NO es la solución mágica definitiva para los problemas de tu negocio; eso depende únicamente de la ejecución adecuada. Sin embargo, un plan de negocios SI es una guía bastante útil para mostrarte el camino hacia la rentabilidad, listando los desafíos y recursos necesarios para alcanzar la rentabilidad. En la vida real, es muy probable que eventualmente consigas obstáculos que no habías previsto, o que consideraste cosas inicialmente que vas a descartar luego, pero no debes dejar que esto te desanime; recuerda “Un plan es inútil, pero la planificación lo es todo”. Eventualmente puede que encuentres una mejor oportunidad o un mejor mercado que te haga cambiar de opinión sobre algo, pero con este proceso sabrás dónde te encuentras inicialmente y hacia dónde quieres ir.

Qué incluye un plan de negocios

Dicho esto, vamos a pensar en lo que se incluye en un plan de negocios. Pero primero, un negocio sólo será un negocio si y sólo si ha identificado un problema o una necesidad que puedes resolver o atender, si puede proporcionar la solución adecuada y encontrar al cliente ideal que tendrá este problema, siempre y cuando esté dispuesto y en capacidad de pagarte a cambio de tu solución. La forma de encontrar un problema y resolverlo dependerá del tipo de negocio y el producto o servicio, al igual que las regulaciones que necesitas comprender y aplicar; pero encontrar el cliente y el precio ideal es solo una parte de los planes de Marketing y Finanzas. Lógicamente, debes atender estos temas en tu “camino hacia el éxito”, o plan de negocios:

  • Problema / Solución (qué harás y cómo)
  • Plan de Marketing (quién es tu cliente y cómo lo encuentras)
  • Plan de Finanzas (cómo estás ganando dinero)
  • Operaciones (cómo estás dando o produciendo tu solución)

Construyendo mi plan de negocios

Imaginemos el ejemplo de un negocio de cuidado infantil, que brinda un servicio casi invaluable a las familias trabajadoras: cuidar de manera segura a los jóvenes mientras los padres trabajan para llevar comida a la mesa. Lo que hace 200 años pudo haber sido un papel para la familia extendida, en este mundo industrializado, los adultos jóvenes se mudan lejos del hogar y de la familia. Ahora, en el mundo post-pandemia y la gran mudanza a lugares más económicos, es aún más importante comprender las partes de un buen plan de negocios para aprovechar las nuevas oportunidades.

Empiece por analizar las necesidades y deseos de tu cliente. Lo más cómodo para un padre es dejar a sus hijos cuando van y vienen del trabajo, por lo que tu mejor opción es estar cerca de zonas residenciales u oficinas, y encontrar la mejor manera de conectarse con estos segmentos de clientes. Conectarse con tu cliente ideal es el siguiente paso en tu estrategia de marketing, y no debes dejar de invertir en los elementos más básicos de una estrategia estándar: mantener una imagen limpia y segura, ser visible y fácil de encontrar desde la calle y tener una presencia online actualizada. Cuando decides dar el paso para contactar directamente a grupos de padres, recuerda que estos se forman espontáneamente alrededor de alguna plataforma o sistema, y estos varían de una ciudad a otra. Un vecindario puede comunicarse usando Facebook, mientras a seis cuadras de distancia otro vecindario puede usar Nextdoor, y  un tercero puede usar simplemente una simple cartelera como en los viejos tiempos. Lo último es que recuerdes ser coherente con los recursos que tendrás disponibles para ejecutar tu estrategia de Marketing, e investigar bien antes de salir a gastar dinero.

Pasando al tema del dinero, recuerda que una empresa no se arruina si pierde más dinero del que gana, sino cuando se queda sin efectivo. ¿Qué significa esto? Significa que necesitas tener ahorros suficientes para cubrir tu primera semana, mes o año; el tiempo necesario que le tomará al negocio aumentar sus ventas y generar ganancias para el dueño. ¿Qué significa eso para ti? Empieza haciendo un presupuesto de todo, pero primero que nada, toma nota de todo lo que necesitas gastar para abrir, todo lo que necesitas gastar mensualmente para que el negocio siga abierto, y lo que debes gastar en tu producto o servicio. O en la jerga de CPA: tus costos iniciales, tus costos fijos, y tus Costos de Bienes Vendidos (COGS). Todo, como siempre, dependerá tanto de tus decisiones de inversión como de los recursos que tengas disponibles. Existe una gran diferencia en la inversión inicial y los costos mensuales entre las opciones:

  • Compra de un inmueble
  • Arrendamiento de un lugar

El dinero que tengas disponible puede limitar un lado de lo que puedes hacer (el número de niños que puedes atender limita la otra parte). Entonces, primero descubre qué recursos tienes disponibles, cómo es tu gran visión de un centro de cuidado infantil, y luego investiga los costos e inversiones necesarios para alcanzar tu visión. Eso se convertirá en el punto de partida de tu plan financiero.

Hasta ahora, todo sobre lo que he hablado es gastar, gastar, gastar; veamos el ingreso. Brindar la solución a un problema, ya sea vendiendo un producto físico o vendiendo su tiempo y conocimiento, siempre traerá ciertos costos asociados con cada unidad de producto o servicio que venda. Ese costo es lo que llamamos Costo de Bienes Vendidos. Esto definirán, en primer lugar, la cantidad más baja que puedes cobrar, y te da una guía sobre qué precio definir. Finalmente, la cantidad de clientes a los que podrás atender define tus Ventas, resta tus COGS y tendrás tu Ganancia Bruta estimada. Este monto es lo que usarás para cubrir tus gastos fijos, pagos de préstamos, nómina y la ganancia del dueño. Aquí está la gran importancia de hacer una estimación buena y realista de todos sus gastos, fijos y variables. Si cometes el error de sobreestimar la cantidad de niños a los que puedes atender, no cubrirás tus costos; subestima tus gastos de alquiler, servicios públicos o nómina, y es posible que no le quede ganancia al negocio. Un pequeño error puede significar que tu negocio ya no es sostenible.

Esta es una descripción muy breve de todo lo que debes tener en cuenta al hacer tu plan de negocios para un Centro de Cuidado Infantil. Si quieres profundizar en cualquiera de estos temas, no dude en comunicarte con EGBI para una sesión de coaching.

Business Plan for Your Childcare Business

By Leonardo Pozzobon, Program Coordinator with EGBI

A business plan is NOT the be-all-end-all magic solution to your business problems; that will lie only in your adequate execution. A business plan is, however, a guide to show the path to profitability, listing your challenges and needs to get there. You may eventually reach roadblocks that you hadn’t anticipated, you may consider things initially that you then discard, and you shouldn’t let this discourage you; remember “Plans are useless, but Planning is everything”. You may eventually find a better opportunity or a better market that makes you change your mind on something, but you will know where you stand initially and where to go.

That being said, let’s think about what goes into a Business Plan. But first, a Business is only a business if you have identified a Problem or Need that you want to solve or address, if you can provide the right Solution for it, and find the right Customer who will have this problem, as long as he or she is willing and able to Pay you in exchange for your solution. The way to find and solve any given problem is unique to that industry, as are the regulations you need to navigate; finding the ideal customer and ideal price is just part of the Marketing and Financial plans. Thus, logically these should be addressed on your “road to success”, or Business Plan:

  • Problem / Solution (what you’ll do and how)
  • Marketing Plan (who’s your client and how will you find them)
  • Finance Plan (how are you making money)
  • Operations (how are you making more of your solution)

I want to look at the example of a Childcare Business, which provides a near priceless service to working families: Caring safely for the young while parents work to bring food to the table. What 200 years ago might’ve been a role for the extended family, in this industrialized world young adults move far from home and family. Now in the post pandemic move to more affordable places, it’s even more important to understand the parts of a good business plan to take advantage of new opportunities. 

No photo description available.

Start by looking at the needs and wants of your customer. Parents will most often want to drop off their children when going to and from work, so your best bet is to be close to home or work, and to find how to best connect with these customer segments. Connecting with your ideal customer is the next step on your marketing strategy, and you should not neglect investing in the most basic items of a standard strategy: maintaining a clean and safe image, being visible and easy to find from the street, and having an updated online presence. When directly doing outreach to parent groups, remember these form spontaneously around whatever platform or system that gets traction, and these vary from town to town. A neighborhood can communicate using Facebook, six blocks away another neighborhood can use Nextdoor, and yet a third one can just use an old school bulletin board. It’s okay to bootstrap your marketing strategy, just as well as it is to have money to spend, just make sure that you spend your money wisely, and research before.

Moving on to the money topic, remember that a business doesn’t go bankrupt if it’s losing more money than what it makes, it goes bankrupt when it runs out of Cash. What does this mean? It means you want to build a war chest large enough to cover your first week, or month, or year, however long it takes you to start making a profit and paying yourself. What does that mean, again? Do a budget, find out what your spending categories are, find out everything you need to spend to open, to stay open, and to serve your customers. Or in CPA lingo: your Start-up Costs, your Fixed Costs, and your Cost Of Goods Sold (COGS). Everything, as usual, will depend on both your investment decisions and the resources available to you; there’s a huge difference in initial investment and monthly costs between purchasing real estate and leasing a place, and your available funding caps one side of what you can and cannot do (your Total Addressable Market caps the other side). So first decide what you have available to invest, what your grand vision of a childcare center looks like for you, and then research all the costs and investments needed to reach your vision with your available resources. That will then become the starting point of your Financial plan.

So up until now, all I’ve talked about is spending, spending, spending, let’s get to making money. Providing the solution to a problem, be it selling a physical product or selling your time and knowledge, will always bring certain costs associated with each unit of product or service that you sell; that is what we call Cost Of Goods Sold. These will define, first, the lowest amount you can charge, and give you some guidance on what price to set for your services. Finally, the # of clients you serve will determine your income, subtract your COGS and you’ll have your estimated Gross Profit. This is what you’ll use to cover your fixed expenses, loan payments, payroll and your final income. So you see how important it is to do a good, realistic estimation on all your expenses, fixed and variable. Overestimate the # of children you can serve, and you won’t cover your costs; underestimate your rent, utilities, or payroll expenses, and you may not have any money left to pay yourself. One underestimation may mean your business is no longer sustainable. 

This is a very short description of everything you need to consider when making your Business Plan for a childcare business. If you would like to go deeper on any of these topics, feel free to reach out to Economic Growth Business Incubator (EGBI) for a coaching session.

After winter storms

Texas Winter storms and your Insurance

By Alejandra de la Torre, Alejandra de la Torre Agent State Farm Insurance

As the ice thaws, Texans are getting a better understanding of the damages caused by last week’s winter storms. The most common damages suffered were as a result of burst pipes, falling trees and power failures. As home and business owners begin to tackle the cleanup and repairs, they are looking for answers. Some of the questions we are getting in my office are can I be reimbursed for food spoilage? Is tree removal covered? Can I get my hotel stay reimbursed? The answer to these questions can be found in your insurance policy. As this can be a complicated document, it is important to consult your insurance agent to determine what your policy does and does not cover. When deciding whether or not to file a claim, there
are some important things to consider:
– Make sure you check what your deductible is. Many coverage’s are subject to your deductible.
– If you stayed at hotels do to power outage or no water. Many insurance will not cover you hotel stay. If you or your family had to evacuate your home due to storm damage, your policy might cover your cost.
– If you do have a claim keep in mind plumbers and restoration are two to four weeks out. Get your name on as many waiting list as possible. Also insurance companies are dealing with many claims, don’t wait until they call you to get your contractors or plumber.
– Take pictures of everything, before, during and after getting work done…if you think you are taking too many picture take more! Keep every receipt, and itemized list of the damages.
– Keep your family safe and try to mitigate the damage.


In some situations the damage may not be covered by insurance. In these instances, there may still be help available from the federal government. If you have loss that your insurance doesn’t cover consider filing a claim with FEMA. FEMA can’t duplicate benefits for losses covered by insurance however, if insurance does not cover all of your damage, you may be eligible for federal assistance. The fastest way to apply is online at www.disasterassistance.gov.

If you don’t have internet access you can register by calling 800-621-3362 or TTY: 800- 462-7585. The phone lines operate from 8 a.m. to 10 p.m. CDT each day.
Here are some Q&A from Texas Department of Insurance
https://www.tdi.texas.gov/consumer/storms/winter-storm-faq.html

Asistencia Para Desastres Por Tormenta Invernal

Pasos para recibir asistencia.
Para ti y tu hogar:

Primero: debes hacer la solicitud o reclamo a tu seguro.
Asistencia a través de Grant de FEMA  está disponible para hogares sin seguro o con seguro insuficiente.
Requisitos de ciudadanía: al menos un miembro del hogar debe ser ciudadano o residente legal de los EE. UU. (puede incluso ser un niño menor de edad que sea ciudadano o residente legal de los EE. UU. con un padre o representante solicitando en su nombre).
La asistencia de FEMA es una Subvención (Grant) y no tiene que ser reembolsada, y no afecta tus impuestos. No tiene ningún efecto sobre el Seguro Social, Medicaid u otros programas de bienestar.
Pueden ser utilizados para gastos de vivienda temporal, gastos de alojamiento, reparación del hogar, reemplazo del hogar, construcción de vivienda permanente y de cuidado de niños, gastos médicos y dentales, gastos de funeral y entierro, daños a los artículos del hogar, combustible para la fuente de calor primaria, artículos de limpieza, daños a vehículos esenciales, mudanza, almacenamiento y otros gastos o necesidades serias según lo determine FEMA.

Para tu negocio:

Primero:  debes hacer la solicitud o reclamo a tu seguro.  
Préstamos por desastre de la SBA
– Préstamo para desastres físicos para empresas
– Préstamo por desastre por daños económicos (EIDL)
– Préstamos para viviendas por desastre
Se pueden otorgar múltiples préstamos por desastre ya que se emitieron múltiples declaraciones de emergencia (Covid y Winter Disaster). No puede haber superposición (gastos duplicados) en lo que respecta a los fondos, pero dos préstamos por desastre separados pueden estar activos para las dos declaraciones.
Debes tener un historial crediticio aceptable para la SBA
Debes demostrar tener la capacidad de reembolso
Debes tener un colateral para préstamos de más de $ 25K
El tope para préstamos es de $2 millones; interés entre 1,25% y 6%; términos de 7 a 30 años.

Todos Juntos Learning Center

Client Conversation with Todos Juntos Learning Center

Todos Junto learning Center is a bilingual, 2Gen nonprofit that works with children and parents simultaneously, building them up together to create meaningful opportunities for both.

We were proud to have a conversation with Christina Collazo, Founder & Executive Director at Todos Juntos Learning Center her journey, challenges during COVID-19, how EGBI has assisted them through coaching and bookkeeping services, and the impact of her programming in the community. We were also joined by EGBI’s board member and supporter Yolanda Davila, Community Relations Executive at BBVA.

  Interview with Christina Collazo, Founder & Executive Director at Todos Juntos Learning Center below.

Royal Arms Cleaning, LLC

Client Conversation with Royal Arms Cleaning, LLC

Royal Arms Cleaning services specializes in cleaning commercial spaces for various industries, including, but not limited to offices, schools, retail, medical, industrial/manufacturing, restaurants, dealerships, religious facilities, event venues, etc. The company offers full cleaning services in the general night clean: vacuum, sweep and mop, garbage/recycling removal, kitchen/breakroom, restroom, etc. Additional services provided: day porter, deep clean; make-ready (move in/move out) service, post-construction clean up, window cleaning, carpet cleaning, water extraction, floor maintenance (strip and wax, machine scrub and recoat, and spray buff), power washing, and disinfecting (fogger). They use hospital grade disinfectant products that help to eliminate viruses, germs, and more.

We were proud to have a conversation  with Anne Hardin, coowner of Royal Arms Cleaning, LLC about their entrepreneur journey, challenges during COVID-19, how EGBI has assisted them through coaching, and much more. We were also joined with our supporter Cristina Valdés, local realtor with Realty Austin.

Interview with Anne Hardin below.

Lucero photography

Client Conversation with Lucero Photography

Lucero was born and raise in North Mexico and now happily living and raising my little family in Austin, Texas. She created Lucero Photography due to her passion of digital photography. She does professional headshots, family photos, and product photography.

We were proud to have a conversation with Lucero Valle-Archuleta about her entrepreneur journey, challenges during COVID-19, how she has pivoted her business, how EGBI has assisted her through coaching, and more.  We were joined by Allison Lujan with Moody Bank as moderator. Thank you ladies for the great conversation.

Interview with Lucero Valle-Archuleta of Lucero Photography below.

Client Conversation with Maria’s Taco Xpress

Maria’s Taco Xpress is a must-visit Austin icon. It’s been called eclectic and eccentric, and truly captures the best of Austin and what helps Keep Austin Weird. Deemed “South Austin’s Taco Queen” by the Austin Chronicle, owner Maria Corbalan has been satisfying taco lovers all over Austin for the past 23 years. You can often find Maria at the Taco Xpress giving out hugs, laughing, and greeting everyone warmly.

We were proud to have a conversation with Maria Corbalan about her entrepreneur journey, challenges during COVID-19, how EGBI has assisted her through coaching & bookkeeping servicces, and the delicious food served at her location.  We were joined by our community supporter Felicai Peña, Public Affairs Manager with H-E-B.

Interview with Maria Corbalan of Maria’s taco Express below.

DEDUCIONES POR MILLAJE EN EL 2020

Por: Carlos Nazario CPA, JD

Los contribuyentes tienen la opción de elegir la deducción del costo del uso de su vehículo por tasa de millaje estándar o los costos reales implicados. El mejor enfoque es poder calcular ambos costos y tomar la mayor deducción.

  • A partir del 1 de enero de 2020, las tarifas de millaje estándar para el uso de un automóvil (incluyendo furgonetas, camionetas o camiones) serán:
  • 57.5 centavos por milla conducida para uso comercial, menos de medio centavo de la tasa de 2019
  • 17 centavos por milla conducida con fines médicos o de mudanza, tres centavos menos que la tarifa para 2019
  • Y 14 centavos por milla conducida en servicio de organizaciones de caridad.

Entonces, por ejemplo, si en 2019 una empresa usó un automóvil exclusivamente para fines comerciales y lo condujo 15,000 millas, con los siguientes gastos reales: reparaciones y mantenimiento $ 50, gasolina $ 2,000, depreciación $ 3,000, seguro de auto $ 1,500. Los gastos reales suman un total de $ 6,550 y cuando se comparan a la cantidad de millas estándar el total es de 8,626 (15,000 x .575), el contribuyente puede optar por tomar la deducción más alta de $ 8,625.

Quiero empezar mi negocio, pero no lo sé todo.

Por Leonardo Pozzobon

Emprender un negocio puede ser una aventura, un reto o algo que da miedo. Pregúntele a cualquier emprendedor que por qué empezó su negocio, y responderán cosas personales como “quiero trabajar en lo que me apasiona, y convertir mi hobby en un negocio”, “no soy un empleado, no está en mí tener un jefe, yo necesito dirigir y ser mi propio jefe”, o inclusive “había una oportunidad”, “este mercado existía y estaba vacío” y “yo podía hacerlo mejor”. Sigue indagando y llegará el tema “Si hubiera sabido esto antes me habría ido mejor”, y el emprendedor va a hablar de cosas que le causaron dolor y que usted puede aprender. Todos los emprendedores tienen historias para compartir sobre pasar noches sin dormir tratando de resolver problemas operativos o haber perdido negocios por falta de experiencia o no saber la respuesta a un problema. Por esto y mucho más, es importante tener acceso a recursos de quien aprender y a donde pedir consejos cuando se está en problemas.

Lamentablemente, las mejores oportunidades para aprender y ser un mejor empresario muchas veces vienen después de fracasar con un negocio anterior. Cuando estás en las malas, pasas mucho tiempo ocupado “apagando fuegos”, y no es sino cuando cierras la empresa que tienes la oportunidad de hacer un “post mortem” y entender qué pasó. Por esta razón, es importante no perder la cordura, estar consciente de cambios dentro y fuera del negocio, y hacer cambios antes que sea muy tarde.

Con respecto a este tipo de aprendizajes, es fácil buscar en Google y conseguir cientos de resultados por estas líneas: “10 cosas que debí haber sabido antes de empezar mi empresa”, “7 cosas que debes saber antes de abrir tu negocio”, “ 5 cosas importantes que aprendí con mi empresa” etc. Por supuesto, dos personas con negocios y estilos de vida totalmente diferentes van a tener aprendizajes y experiencias muy distintas, pero no hace daño escucharlos a todos y tomar nota de lo que a uno lo va a beneficiar más. Aquí hay varios aprendizajes que aplican para la mayoría de los emprendedores:

  • Vas a tener que ocuparte del negocio las 24 horas del día, los 7 días de la semana

La diferencia más grande entre un trabajo formal y un negocio es el horario, o mejor dicho la falta de horario. Siempre va a haber un riesgo de que un proveedor tenga un problema durante la noche o un cliente tenga un problema durante el fin de semana. Tomando en cuenta estas posibilidades, haz un plan de contingencia para atender a tu cliente, y organiza a tu equipo para poder recuperarte ante cualquier eventualidad.

  • Optimiza, Externaliza y Automatiza todo lo que puedas

En EGBI hablamos con frecuencia de “Los Cuatro Roles Que Toma El Emprendedor” (Gerente de Producto, Administrador y Organizador, Vendedor y Mercadeo, Gerente de Finanzas), y queremos que entiendas la importancia de dedicar la mayor parte del tiempo a aquel rol que eres bueno. Tu trabajo de emprendedor empieza ocupándote de varios roles, y cuando tu empresa tenga cierta tracción, será hora de comenzar a buscar especialistas y así te puedas dedicar a lo que más te gusta.

  • Un trabajo medio tiempo te dará Paz Mental

Al dejar tu trabajo de tiempo completo y dedicarte a tu negocio, estás también dejando de tener un ingreso fijo y constante, y pasando a depender de variaciones temporales en tus ingresos. Para minimizar el riesgo al que te expones, puedes ahorrar y crear un pulmón financiero que te apoyará, o también conseguir un trabajo de medio tiempo que te dé una pizca de estabilidad y paz mental.

  • Cuando empiezas, todos a tu alrededor se van a emocionar y querrán ayudarte. Cuando necesites esta ayuda, te va a costar encontrarla.

La gente a tu alrededor estará emocionada y ansiando tu éxito. Sin embargo, nada garantiza que el día que necesites ayuda estarán disponibles. Por esta razón, es importante tener acceso a recursos seguros (consultores, coaches, EGBI, etc.) que estarán disponibles para ayudarte en los malos momentos.

Con esto en mente, espero ya sepas que el camino del emprendedor trae consigo dificultades y retos que hoy no hay forma de predecir, y tienes que tomar todas las oportunidades que aparezcan para aprender. Estas dificultades que mencioné arriba no son el fin del mundo, y manejar un negocio no es imposible. Los retos existen para que tú te mejores a ti mismo y a tu negocio, y el día que sientas que te enfrentes con dificultades que no sepas atacar, eres bienvenido en EGBI para entrenamiento, coaching y apoyo.

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