Por Anwuli Chukwurah

Los pasos que necesitas seguir para transformar la gestión de tus ingresos para que no dejes dinero sobre la mesa.

Todavía estás enviando facturas en formato PDF creadas en Word o Google Docs a tus clientes esperando el pago, pero ¿cómo te aseguras de que te paguen a tiempo? No es como si tuvieras un sistema de seguimiento para saber cuántos días les quedan a tus clientes antes de que venza el pago. ¿Qué hay de una política de cobro para cuando los clientes tengan un retraso de 30/60/90+ días? ¿Quién es responsable de contactar a tus clientes para el pago? ¿Alguna vez has trabajado y olvidado enviar tu factura para el pago después de 1 mes de servicio? Determinar con qué frecuencia recibes el pago es imperativo para administrar tu flujo de efectivo y no sentir que estás viviendo de cheque en cheque.

Entonces, ¿qué puedes hacer para transformar tu gestión de ingresos? Algunas de las cosas de las que hablo hoy parecerán el mismo proceso que la publicación de la semana pasada sobre gestión de gastos. Tienes razón; lo es. Cada proceso comienza con la documentación de tu proceso actual, buscando dónde el software puede ayudar a automatizar algunas de las tareas cotidianas, y capacitando a los miembros relevantes del personal sobre el nuevo proceso y software. Lo único diferente esta semana es la revisión mensual de tu Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar (AR), porque necesitas reducir cuántos días tarda tu empresa en recibir sus ingresos.

1. Proceso Actual

2. Actualiza el Proceso con Automatización

3. Incorpora el nuevo proceso en la cultura de la empresa

Proceso Actual

El primer paso para tomar el control de tu gestión de ingresos es documentar lo que estás haciendo actualmente. ¿Estás enviando facturas esporádicamente por correo electrónico? ¿Quién está llevando el seguimiento de tus clientes y sobre quién te debe? Enumera todo lo que estás haciendo actualmente y asegúrate de etiquetar al empleado responsable de cada tarea. Esto te permite ver dónde la empresa está fallando y cómo mejorar tu proceso actual. Hacer esto antes de introducir cualquier software asegurará que el equipo entienda bien el proceso antes de añadir software a un proceso que ya tiene problemas. El software solo amplificará los problemas que tenías antes o añadirá más estrés al equipo si los problemas no se abordan antes.

Actualiza el Proceso con Automatización

Puedes utilizar un software para enviar tus facturas, enviar recordatorios de pago, recibir pagos en línea a través de ACH y tarjetas de crédito, hacer un seguimiento de quién te debe en tu Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar (AR) y llevar un registro de tus clientes. No es necesario pasar minutos u horas creando facturas en formato PDF manualmente. Ese tiempo podría dedicarse a resolver un problema más pertinente en tu negocio. Los propietarios de negocios inevitablemente hablan sobre las comisiones de procesamiento cuando hablo sobre el uso de software para ayudar a cobrar pagos de clientes. Las comisiones totales de procesamiento serán menores que el total que gastarás tratando de hacer todo manualmente. Si las comisiones de procesamiento son tan importantes para ti, entonces intégralas en tu precio.

Los recordatorios de pago pueden enviarse automáticamente a cada cliente para que estén al tanto cuando estén atrasados, y tú, como propietario de negocio, puedas ver cuándo un cliente ha visto, abierto o pagado la factura de inmediato. Un sistema de contabilidad, como Quickbooks Online o un software de gestión de ingresos dedicado, puede usarse en conjunto con tus sistemas actuales para proporcionar una vista general de tus ingresos.

Incorpora el Nuevo Proceso en la Cultura de la Empresa

Después de implementar el nuevo software, asegúrate de que los equipos principales sean expertos en el nuevo software. Como empresa, debes asegurarte de que una persona/equipo dedicado lleve un registro de tus facturas y que todas las facturas se envíen puntualmente. Entre más pronto envíes las facturas, con suerte, más rápido recibirás el pago. Al integrar el nuevo proceso en la cultura empresarial, estableces una única fuente confiable para todo lo relacionado con los ingresos.

La gestión de ingresos es una de las cosas más importantes que puedes hacer por tu negocio. Si logras reducir el tiempo en el que los pagos están pendientes, podrás recuperar tu dinero más rápidamente. Controlar tus gastos es una manera de alargar el tiempo que tus fondos durarán, pero si la gestión de tus ingresos es caótica, no tendrás efectivo para mantener un negocio en marcha.

Acerca de la autora:

Anwuli Chukwurah es una profesional de las finanzas versátil con un historial de inicio de nuevas organizaciones financieras y escalamiento para el crecimiento en entornos empresariales de rápido movimiento. Tiene más de 6+ años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, startups y organizaciones sin fines de lucro para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su objetivo es asegurarse de que sus clientes se sientan cómodos y sean expertos en navegar por sus números. Trabaja con clientes en Woolichooks  y escribe un  newsletter para personas no financieras.

Traducido al español por Aimara Villanueva. Encuentra la versión en inglés aquí.