Por Anwuli Chukwurah
Los pasos que debe seguir para transformar una situación caótica que controla su gestión de facturación y gastos.
El equipo sabe que su proceso actual de gestión de las facturas es incorrecto, pero están tan abrumados que no saben por dónde empezar. Para el equipo que se encuentra en esas condiciones es mejor continuar con el proceso equivocado en vez tratar de cambiar. Algo o alguien tiene que entrar y ser ese elemento de cambio. El equipo actual no puede ver la luz al final del túnel. Ellos saben que las cosas hay que hacerlas independientemente de lo complicado que es el proceso.
Entonces, ¿qué puede usted hacer para transformar la gestión de sus facturas y gastos? A continuación, se detallan los pasos que puede seguir para comenzar a tomar el control de la administración de sus gastos. Una revisión completa llevará meses, pero al menos puede comenzar a tener victorias rápidas para ayudar a mantener alta la moral del equipo y comenzar a romper el ciclo de tormento.
- Proceso Actual
a. Reservar tiempo
b. Documentar el proceso actual con el miembro del equipo responsable de cada tarea
c. Eliminar pasos redundantes e innecesarios en el proceso actual
d. Implementar el proceso actualizado
- Actualizar el Proceso con Automatización
a. Implementar software para automatizar la mayoría de las tareas
b. Capacitación en software
c. Actualizar el documento del proceso
3. Integre el nuevo proceso en la cultura de la empresa
Proceso actual
No puede arreglar nada si no sabe lo que está haciendo actualmente. Por lo tanto, el primer paso a seguir a la hora de transformar su proceso es documentarlo. Asegúrese de incluir qué miembro del equipo hace qué en cada paso. Este es un proceso minucioso, debe sacar el tiempo para hacer esto en equipo. Elegir a ciegas cualquier programa e implementar algo nuevo puede ser percibido como inefectivo para dar al empleados acceso directo a la cuenta bancaria o a la tarjeta de débito para pagar las facturas. Junto con este nuevo programa, es imperativo tener una capacitación adecuada para asegurarse de que el equipo se sienta cómodo con la tecnología. Si el equipo no está usando el programa, ¿cuál es el punto?
Podrá utilizar el programa para programar los pagos, procesar las facturas, pagar a los proveedores a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, Automated
Clearing House por sus siglas en ingles) o cheques, recopilar toda la información necesaria de los proveedores y automatizar los flujos de aprobación necesarios. Si uno de los cambios que está realizando en su proceso es tener días de pago estándar, asegúrese de alertar a sus proveedores y contratistas de los días en que se procesaran los pagos. De esta manera, si no entregan sus facturas a tiempo, tendrán que esperar hasta la próxima ronda de procesamiento de pagos. Usted controla el procesamiento de facturas, no al revés. Así también, usted pone la responsabilidad en los proveedores para asegurarse de que estén a tiempo y les da la confianza de saber los días en que siempre se les pagará.
Integrar el nuevo proceso en la cultura de la empresa
La integración de este nuevo proceso y programa en la cultura de la empresa requerirá el esfuerzo concertado del equipo que lo lidera. Deberá eliminar gradualmente las vías hacia el proceso anterior y redirigir todas las solicitudes y necesidades hacia el nuevo proceso y programa. Todo lo relacionado con la gestión de gastos y facturas debe estar centralizado. Todos los miembros de la empresa deben pensar automáticamente en el programa cuando necesiten gastar dinero. Sabrá que ha tenido éxito cuando miembros del equipo al azar se acerquen a usted y estén entusiasmados por hacer algo en el programa: “¡Finalmente usé la función de reembolso y fue genial!” o “Dios mío, no puedo creer lo fácil que fue para mí aumentar mi límite de gasto”.
Creo que cualquier proceso nuevo debe ser fácil y cómodo para el equipo. No debería ser tan engorroso como el anterior. Si su equipo tiene más estrés además de su antiguo estrés, entonces sabrá que se ha equivocado. La implementación del nuevo proceso puede tardar entre 6 meses y 1 año. Trate de no apresurar a su equipo; Tómese tu tiempo para cada nuevo paso. Recuerde, a la gente no le gusta el cambio.
Pero, si les puede mostrar cuánto tiempo pueden ahorrar y cualquier otro beneficio, ellos lentamente usarán el nuevo proceso. Todo será más fácil, a menos que su equipo esté demasiado harto y desesperado por encontrar algo que los salve.
Sobre el autor:
Anwuli Chukwurah es un versátil profesional de las finanzas con un historial de creación de nuevas organizaciones financieras y de escalarlas para su crecimiento en entornos empresariales de ritmo rápido. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su objetivo es asegurarse de que sus clientes se sientan cómodos y sean expertos en navegar por sus números. Trabaja con clientes en at Woolichooks y escribe un newsletter para personas que no se dedican a las finanzas.
Traducido al español por María Hoffman. Encuentra la versión en inglés aquí.