Cómo tomar el control de la gestión de tus ingresos

Por Anwuli Chukwurah

Los pasos que necesitas seguir para transformar la gestión de tus ingresos para que no dejes dinero sobre la mesa.

Todavía estás enviando facturas en formato PDF creadas en Word o Google Docs a tus clientes esperando el pago, pero ¿cómo te aseguras de que te paguen a tiempo? No es como si tuvieras un sistema de seguimiento para saber cuántos días les quedan a tus clientes antes de que venza el pago. ¿Qué hay de una política de cobro para cuando los clientes tengan un retraso de 30/60/90+ días? ¿Quién es responsable de contactar a tus clientes para el pago? ¿Alguna vez has trabajado y olvidado enviar tu factura para el pago después de 1 mes de servicio? Determinar con qué frecuencia recibes el pago es imperativo para administrar tu flujo de efectivo y no sentir que estás viviendo de cheque en cheque.

Entonces, ¿qué puedes hacer para transformar tu gestión de ingresos? Algunas de las cosas de las que hablo hoy parecerán el mismo proceso que la publicación de la semana pasada sobre gestión de gastos. Tienes razón; lo es. Cada proceso comienza con la documentación de tu proceso actual, buscando dónde el software puede ayudar a automatizar algunas de las tareas cotidianas, y capacitando a los miembros relevantes del personal sobre el nuevo proceso y software. Lo único diferente esta semana es la revisión mensual de tu Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar (AR), porque necesitas reducir cuántos días tarda tu empresa en recibir sus ingresos.

1. Proceso Actual

2. Actualiza el Proceso con Automatización

3. Incorpora el nuevo proceso en la cultura de la empresa

Proceso Actual

El primer paso para tomar el control de tu gestión de ingresos es documentar lo que estás haciendo actualmente. ¿Estás enviando facturas esporádicamente por correo electrónico? ¿Quién está llevando el seguimiento de tus clientes y sobre quién te debe? Enumera todo lo que estás haciendo actualmente y asegúrate de etiquetar al empleado responsable de cada tarea. Esto te permite ver dónde la empresa está fallando y cómo mejorar tu proceso actual. Hacer esto antes de introducir cualquier software asegurará que el equipo entienda bien el proceso antes de añadir software a un proceso que ya tiene problemas. El software solo amplificará los problemas que tenías antes o añadirá más estrés al equipo si los problemas no se abordan antes.

Actualiza el Proceso con Automatización

Puedes utilizar un software para enviar tus facturas, enviar recordatorios de pago, recibir pagos en línea a través de ACH y tarjetas de crédito, hacer un seguimiento de quién te debe en tu Informe de Antigüedad de Cuentas por Cobrar (AR) y llevar un registro de tus clientes. No es necesario pasar minutos u horas creando facturas en formato PDF manualmente. Ese tiempo podría dedicarse a resolver un problema más pertinente en tu negocio. Los propietarios de negocios inevitablemente hablan sobre las comisiones de procesamiento cuando hablo sobre el uso de software para ayudar a cobrar pagos de clientes. Las comisiones totales de procesamiento serán menores que el total que gastarás tratando de hacer todo manualmente. Si las comisiones de procesamiento son tan importantes para ti, entonces intégralas en tu precio.

Los recordatorios de pago pueden enviarse automáticamente a cada cliente para que estén al tanto cuando estén atrasados, y tú, como propietario de negocio, puedas ver cuándo un cliente ha visto, abierto o pagado la factura de inmediato. Un sistema de contabilidad, como Quickbooks Online o un software de gestión de ingresos dedicado, puede usarse en conjunto con tus sistemas actuales para proporcionar una vista general de tus ingresos.

Incorpora el Nuevo Proceso en la Cultura de la Empresa

Después de implementar el nuevo software, asegúrate de que los equipos principales sean expertos en el nuevo software. Como empresa, debes asegurarte de que una persona/equipo dedicado lleve un registro de tus facturas y que todas las facturas se envíen puntualmente. Entre más pronto envíes las facturas, con suerte, más rápido recibirás el pago. Al integrar el nuevo proceso en la cultura empresarial, estableces una única fuente confiable para todo lo relacionado con los ingresos.

La gestión de ingresos es una de las cosas más importantes que puedes hacer por tu negocio. Si logras reducir el tiempo en el que los pagos están pendientes, podrás recuperar tu dinero más rápidamente. Controlar tus gastos es una manera de alargar el tiempo que tus fondos durarán, pero si la gestión de tus ingresos es caótica, no tendrás efectivo para mantener un negocio en marcha.

Acerca de la autora:

Anwuli Chukwurah es una profesional de las finanzas versátil con un historial de inicio de nuevas organizaciones financieras y escalamiento para el crecimiento en entornos empresariales de rápido movimiento. Tiene más de 6+ años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, startups y organizaciones sin fines de lucro para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su objetivo es asegurarse de que sus clientes se sientan cómodos y sean expertos en navegar por sus números. Trabaja con clientes en Woolichooks  y escribe un  newsletter para personas no financieras.

Traducido al español por Aimara Villanueva. Encuentra la versión en inglés aquí.

Cómo tomar el control de la gestión de sus gastos

Por Anwuli Chukwurah

Los pasos que debe seguir para transformar una situación caótica que controla su gestión de facturación y gastos.

El equipo sabe que su proceso actual de gestión de las facturas es incorrecto, pero están tan abrumados que no saben por dónde empezar. Para el equipo que se encuentra en esas condiciones es mejor continuar con el proceso equivocado en vez tratar de cambiar. Algo o alguien tiene que entrar y ser ese elemento de cambio. El equipo actual no puede ver la luz al final del túnel. Ellos saben que las cosas hay que hacerlas independientemente de lo complicado que es el proceso.

Entonces, ¿qué puede usted hacer para transformar la gestión de sus facturas y gastos? A continuación, se detallan los pasos que puede seguir para comenzar a tomar el control de la administración de sus gastos. Una revisión completa llevará meses, pero al menos puede comenzar a tener victorias rápidas para ayudar a mantener alta la moral del equipo y comenzar a romper el ciclo de tormento.

  1. Proceso Actual

a. Reservar tiempo

b. Documentar el proceso actual con el miembro del equipo responsable de cada tarea

c. Eliminar pasos redundantes e innecesarios en el proceso actual

d. Implementar el proceso actualizado

  1. Actualizar el Proceso con Automatización

a. Implementar software para automatizar la mayoría de las tareas

b. Capacitación en software

c. Actualizar el documento del proceso

3. Integre el nuevo proceso en la cultura de la empresa

Proceso actual

No puede arreglar nada si no sabe lo que está haciendo actualmente. Por lo tanto, el primer paso a seguir a la hora de transformar su proceso es documentarlo. Asegúrese de incluir qué miembro del equipo hace qué en cada paso. Este es un proceso minucioso, debe sacar el tiempo para hacer esto en equipo. Elegir a ciegas cualquier programa e implementar algo nuevo puede ser percibido como inefectivo para dar al empleados acceso directo a la cuenta bancaria o a la tarjeta de débito para pagar las facturas. Junto con este nuevo programa, es imperativo tener una capacitación adecuada para asegurarse de que el equipo se sienta cómodo con la tecnología. Si el equipo no está usando el programa, ¿cuál es el punto?

Podrá utilizar el programa para programar los pagos, procesar las facturas, pagar a los proveedores a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, Automated

Clearing House por sus siglas en ingles) o cheques, recopilar toda la información necesaria de los proveedores y automatizar los flujos de aprobación necesarios. Si uno de los cambios que está realizando en su proceso es tener días de pago estándar, asegúrese de alertar a sus proveedores y contratistas de los días en que se procesaran los pagos. De esta manera, si no entregan sus facturas a tiempo, tendrán que esperar hasta la próxima ronda de procesamiento de pagos. Usted controla el procesamiento de facturas, no al revés. Así también, usted pone la responsabilidad en los proveedores para asegurarse de que estén a tiempo y les da la confianza de saber los días en que siempre se les pagará.

Integrar el nuevo proceso en la cultura de la empresa

La integración de este nuevo proceso y programa en la cultura de la empresa requerirá el esfuerzo concertado del equipo que lo lidera. Deberá eliminar gradualmente las vías hacia el proceso anterior y redirigir todas las solicitudes y necesidades hacia el nuevo proceso y programa. Todo lo relacionado con la gestión de gastos y facturas debe estar centralizado. Todos los miembros de la empresa deben pensar automáticamente en el programa cuando necesiten gastar dinero. Sabrá que ha tenido éxito cuando miembros del equipo al azar se acerquen a usted y estén entusiasmados por hacer algo en el programa: “¡Finalmente usé la función de reembolso y fue genial!” o “Dios mío, no puedo creer lo fácil que fue para mí aumentar mi límite de gasto”.

Creo que cualquier proceso nuevo debe ser fácil y cómodo para el equipo. No debería ser tan engorroso como el anterior. Si su equipo tiene más estrés además de su antiguo estrés, entonces sabrá que se ha equivocado. La implementación del nuevo proceso puede tardar entre 6 meses y 1 año. Trate de no apresurar a su equipo; Tómese tu tiempo para cada nuevo paso. Recuerde, a la gente no le gusta el cambio.

Pero, si les puede mostrar cuánto tiempo pueden ahorrar y cualquier otro beneficio, ellos lentamente usarán el nuevo proceso. Todo será más fácil, a menos que su equipo esté demasiado harto y desesperado por encontrar algo que los salve.

Sobre el autor:

Anwuli Chukwurah es un versátil profesional de las finanzas con un historial de creación de nuevas organizaciones financieras y de escalarlas para su crecimiento en entornos empresariales de ritmo rápido. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su objetivo es asegurarse de que sus clientes se sientan cómodos y sean expertos en navegar por sus números. Trabaja con clientes en at Woolichooks y escribe un  newsletter para personas que no se dedican a las finanzas.

Traducido al español por María Hoffman. Encuentra la versión en inglés aquí.

Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador

Por Rutu Ruparel

Texas ha sido reconocido durante mucho tiempo como un centro de crecimiento económico y oportunidades, estableciendo constantemente récords de creación de empleos y expansión económica. Ahora, las pequeñas empresas son la columna vertebral de este éxito, empleando a casi la mitad de la fuerza laboral del estado y contribuyendo significativamente a la vibrante economía de Texas. En reconocimiento del papel vital que desempeñan las pequeñas empresas, la Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas del Gobernador ofrece una gran cantidad de recursos para apoyar tanto a los empresarios en ciernes como a los propietarios de negocios establecidos. Entre estos recursos se encuentra el Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador (Governor’s Small Business Resource Portal), una herramienta integral diseñada para proporcionar asistencia e información personalizada para ayudar a las empresas a prosperar en Texas.

¿Quién puede utilizarlo?

El Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador es invaluable para una amplia gama de usuarios, que incluyen:

  • Aspirantes a emprendedores: Para aquellos que estén considerando iniciar un negocio o convertirse en autónomos, el portal ofrece orientación y recursos esenciales para ayudar a convertir las ideas en realidad.
  • Start-Ups en etapa inicial: Las empresas en sus etapas iniciales (0-2 años de antigüedad) pueden encontrar apoyo específico para navegar por los desafíos del crecimiento temprano.
  • Empresas que se mudan a Texas: Las empresas que se mudan a Texas pueden acceder a recursos para facilitar una transición sin problemas y la integración en la economía local.
  • Negocios establecidos: Ya sea una pequeña empresa con 1-3 empleados o una empresa más grande con hasta 100+ empleados, el portal brinda apoyo continuo y oportunidades de crecimiento.

Beneficios

El portal ofrece numerosos beneficios, entre ellos:

  • Asistencia personalizada: Se proporcionan listas de recursos personalizadas para que los usuarios reciban la información y el soporte más relevantes en función de sus necesidades específicas y la etapa del negocio.
  • Soporte integral: El portal cubre una amplia gama de temas, desde la financiación y las licencias hasta el crecimiento empresarial y la creación de redes.
  • Acceso conveniente: El portal es fácil de usar, con recursos que se pueden imprimir o enviar por correo electrónico directamente a usted.
  • Recursos locales y estatales: Permite a los usuarios conectarse con recursos locales y estatales para que puedan aprovechar los sistemas de apoyo y las oportunidades regionales.

Características principales

El Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador incluye varias características clave:

  • Recursos federales, estatales y locales
  • Asesoramiento empresarial y asistencia para el crecimiento
  • Fuentes de financiación
  • Información sobre licencias y permisos
  • Recursos específicos adicionales
  • Información de contacto del equipo de asistencia para pequeñas empresas

Cómo funciona

El uso del Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador es sencillo y fácil de usar. El proceso consiste en responder a cinco sencillas preguntas para generar una lista personalizada de recursos. Aquí tienes una guía paso a paso:

  1. Rellena tu posición actual en la empresa: selecciona la opción que mejor represente la posición actual de tu empresa. Las opciones incluyen pensar en iniciar un negocio, iniciar una empresa en etapa inicial, mudarse a Texas o un negocio establecido con un número variable de empleados.
  2. Agregue cualquier designación comercial especial: indique si su empresa es sin fines de lucro, propiedad de veteranos, propiedad de mujeres o propiedad de minorías para recibir recursos específicos para estas categorías.
  3. Agregue su ubicación: Proporcione su ciudad en Texas para conectarse con los recursos locales.
  4. Seleccione su industria y tipo de negocio: Seleccione su industria y el tipo específico de negocio. Esto garantiza que los recursos proporcionados sean relevantes para su sector.
  5. Especifique los servicios de la agencia estatal: Especifique los servicios de la agencia estatal que le interesen, como el registro comercial, la información sobre permisos, los impuestos estatales o los servicios del empleador.
  6. Elija cualquier opción de recurso adicional: elija entre recursos adicionales, incluido el apoyo a la puesta en marcha, la información de financiación, el asesoramiento sobre exportación, la contratación pública, la creación de redes, la formación empresarial y los recursos de gestión de emergencias.

Una vez que complete estas preguntas, este portal generará una lista de recursos personalizada que puede imprimir o enviar por correo electrónico para facilitar su consulta. Este enfoque personalizado garantiza que reciba la información más relevante y útil para respaldar su viaje comercial en Texas.

Traducido al español por Jesus Nevarez. Encuentra la versión en inglés aquí.

Importancia del uso de hashtags en las Redes Sociales

Por Shamitha Ramanan

Mejorando la visibilidad

Los hashtags pueden guiar a los usuarios hacia contenido relevante para sus intereses. Cuando añades hashtags a tus publicaciones, las indexas bajo temas o temáticas específicas. Esto permite que tu contenido sea descubierto por personas que buscan o siguen esos hashtags. Por ejemplo, si eres un entusiasta del fitness y publicas sobre tus entrenamientos, incluir hashtags populares como #FitnessMotivation puede ayudar a aquellos con intereses similares a encontrar y interactuar con tu contenido.

Ampliando el alcance

Puedes llegar a una audiencia más amplia, más allá de tus seguidores, al aprovechar los hashtags en tendencia. Cuando tu publicación se alinea con un hashtag en tendencia, es más probable que aparezca en búsquedas o secciones de tendencias, exponiendo tu marca a un público más amplio.

Fomentando la participación de la comunidad

Los hashtags sirven como imanes comunitarios, reuniendo a individuos con intereses, pasatiempos o causas comunes. Crear hashtags de marca específicos para tu negocio puede incentivar la generación de contenido por parte de los usuarios.

Organizando campañas de contenido

Los hashtags organizan y rastrean campañas de contenido en diversas plataformas de redes sociales. Ya sea que estés ejecutando una campaña promocional, organizando un evento o lanzando un producto, crear un hashtag único para la iniciativa te permite monitorear su rendimiento y medir la participación.

Conclusión

En conclusión, los hashtags son vitales para lograr visibilidad, participación y crecimiento. Al implementar estratégicamente los hashtags en tu marketing en redes sociales, puedes mejorar la visibilidad, ampliar el alcance, fomentar la participación comunitaria y organizar campañas de contenido.

Traducido al español por Fernanda Pacheco. Encuentra la versión en inglés aquí.

¿Le parecen correctos sus números?

Por Anwuli Chukwurah

Pasos para tomar el control de su contabilidad y crear un proceso de cierre y conciliación mensual de cuentas.

Es fin de mes y no tiene idea de si sus informes financieros son correctos o muestran las cifras correctas. Si está preguntándose ¿es esto correcto?! Entonces, necesita crear un proceso para asegurarse de que todas las cuentas y transacciones estén categorizadas y conciliadas mensualmente. Por lo tanto ¿cómo puede generar confianza en las cifras que le muestra su sistema contable?

Cuando les muestro a los clientes cómo llevar la contabilidad, trato de mantener el proceso simple y que no consuma su tiempo ni su espacio mental. No me favorece si el cliente se marcha abrumado.

Pasos para tomar el control de su contabilidad:

  1. Una hora durante un día a la semana para categorizar.
  2. La primera semana del mes para finalizar la conciliación.
  3. La segunda semana del mes para revisar los informes financieros.

Un Día Cada Semana

Una hora cada semana para mantenerse al tanto de sus transacciones. Si mantiene este tiempo sagrado y se enfoca durante 45 minutos a 1 hora para asegurarse de que las transacciones semanales estén categorizadas, entonces no se sentirá tan abrumado/a al final del mes. He trabajado para empresas que tenían cientos de transacciones cada mes, y cuando no seguía esta regla, pasaba días al final de cada mes poniendo todo en orden. No era nada agradable, y no deseo esa experiencia a nadie. Así que, hágase un favor y reserve esta hora cada semana. Su yo del futuro se lo agradecerá.

La primera semana del mes.

Una vez que haya terminado de categorizar sus transacciones, utilizará la primera semana del mes para conciliar sus cuentas del mes anterior. La conciliación es donde se asegura de que su sistema contable coincida con sus estados de cuenta. Los saldos finales de la cuenta en su sistema contable deben coincidir con los saldos finales de sus estados de cuenta. A veces, puede haber diferencias debido al momento de la fecha de cierre, pero no deberían ser masivas. La conciliación asegura que cada cuenta en su estado de balance sea correcta y pueda defender los números resultantes.

La segunda semana del mes.

La segunda semana del mes es cuando puede revisar sus informes financieros a solas/o con su equipo. Sus números finalmente se ven correctos para usted, y sabe que lo son, así que los siguientes pasos son analizar sus números para ver si gastó demasiado en consumos, hizo suficientes ventas, o tiene suficiente flujo de efectivo. Aquí es donde comienza la diversión, y puede utilizar sus números para planificar el próximo mes o trimestre.

Dependiendo de cuántas transacciones tenga en un mes, definitivamente puede simplificar los pasos y combinar sus semanas de conciliación y revisión financiera en una sola. Tener un proceso repetible le garantizará que tenga confianza en los números que muestran sus informes. Si empieza como un equipo de una sola persona, este proceso asegura que en el futuro pueda transferir el trabajo a otro empleado, semana tras semana hasta que él o ella pueda hacerlo solo

 Sobre la Autora.

Anwuli Chukwurah es una profesional financiera versátil con un historial de iniciar nuevas organizaciones financieras y hacerlas crecer en entornos empresariales de rápido desarrollo. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, nuevos emprendimientos y organizaciones sin fines de lucro, para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su finalidad es garantizar que sus clientes se sientan cómodos y competentes al navegar por sus números. Trabaja con clientes en Woolichooks y escribe un newsletter para personas que no tienen conocimientos financieros. 

Traducido al español por Maria Hoffman. Encuentra la versión en inglés aquí.