Por Anwuli Chukwurah
Todo lo que necesitas saber para manejar Excel y Google Sheets como empresario con poca experiencia en hojas de cálculo.
En cierto momento en tu negocio, necesitarás abrir una hoja de cálculo para hacer algunas estimaciones, crear tu modelo financiero, responder preguntas sobre tus ventas, analizar tus gastos, determinar cuanto pagar a tus empleados y determinar el precio de tu producto.
Antes de poder usar cualquier función, todas las fórmulas empiezan con el símbolo de igual (=) al principio. Una vez tengas esto le estas haciendo saber a Excel o Google Sheets que quieres que calculen algo. Puedes usar múltiples funciones en Excel y Google Sheets, pero realmente solo necesitas saber como usar las siguientes para hacerlo todo.
- Funciones Matemáticas Básicas: Más (+), Menos (-), Multiplicación (*) y División (/).
- Función SUMA
- Función CONTAR
- Función MEDIA
- Función IF
Funciones Matemáticas Básicas
Como una calculadora, puedes usar funciones matemáticas básicas como Más (+), Menos (-), Multiplicación (*), y División (/) dentro de cada celda de tu hoja de cálculo. Una vez que empiezas con el signo de igual (=), puedes hacer referencia a cualquier celda haciendo click en ella y después seguir con las funciones matemáticas básicas. Si no tienes una celda a la que remitirte siempre puedes escribir los números que quieres en la celda y presionar “enter”. El resultado aparecerá en cualquier celda que elijas para poner la fórmula.
Función SUMA
En vez de usar el símbolo suma (+) manualmente en cada celta que quieras sumar, puedes usar la función SUMA para sumar una fila o columna de celdas rápidamente. La función SUMA puede sumar tu total anual de ventas y gastos.
Función CONTAR
Si tienes una lista de inventario en una hoja de cálculo y quieres calcular que cantidad queda de un producto en particular, puedes usar la función CONTAR para mostrar el resultado automáticamente. De esta manera, ¡no tendrás que contarlo tú mismo manualmente!
Función MEDIA
Puedes usar la función MEDIA para saber, de media, cuanto gastaste en gastos este año o cuanto vendes al mes. Una vez que sabes tu media, puedes usar este número para pronosticar cuanto generarás en los próximos meses.
Función IF
La función IF es la más avanzada de esta lista. Como principiante, no es necesario que la conozcas, pero es necesaria si quieres usar fórmulas lógicas. Si tu empresa reparte comisiones a los empleados basadas en sus ventas, puedes usar la función IF para decirle a tu hoja de cálculo que calcule la suma de la comisión si las ventas alcanzan cierta cantidad. Puedes usarla también para calcular las tasas de referencia basadas en el número de nuevos clientes con los que cerraste ese mes.
A medida que crecen las exigencias de tu negocio, puedes necesitar usar funciones aún más avanzadas, pero el objetivo no es mostrar cuan avanzado es tu conocimiento de Excel, es analizar la historia que tus finanzas reflejan sobre tu negocio. Siempre que puedas encontrar la respuesta, da igual si solo usas funciones básicas. Lo único que importa son las respuestas que puedan determinar tus siguientes pasos en el negocio.
Sobre la autora:
Anwuli Chukwurah es una profesional versátil de las finanzas con experiencia en la creación de organizaciones financieras, escalándolas para su crecimiento en entornos empresariales dinámicos. Tiene más de seis años de experiencia trabajando con pequeños empresarios, empresas emergentes, y organizaciones no gubernamentales ayudando a conectar las finanzas con sus objetivos empresariales. Pretende asegurar que sus clientes se sientan cómodos y expertos manejando sus cuentas. Trabaja con clientes en Woolichooks y escribe una Newsletter para gente que no es de finanzas.
Traducido al inglés por Lucía Martínez Calzada . Encuentra la versión en inglés aquí.