Por Rachel Luna, abogada y propietaria de Luna Law, PLLC
Una creencia común entre los dueños de negocios es que cualquier persona contratada para realizar servicios en nombre de la organización puede clasificarse como contratista independiente siempre que el trabajador esté de acuerdo o haya firmado un contrato escrito. Sin embargo, esta es una idea errónea y clasificar erróneamente a un empleado como contratista independiente deja a las empresas expuestas a una responsabilidad sustancial. Continúa leyendo para obtener orientación que te ayudará a evitar errores comunes relacionados con este tema.[1]
¿Cuál es la diferencia entre un contratista independiente y un empleado?
Tanto los empleados como los contratistas independientes brindan servicios a cambio de una compensación; sin embargo, difieren en muchos aspectos, entre ellos:
-Los contratistas independientes generalmente trabajan para una empresa solo durante un período específico y/o hasta que se completa un proyecto, retienen el control sobre el método y la manera de su trabajo, mantienen la independencia económica, ofrecen sus servicios y realizan trabajos para múltiples empresas y brindan servicios. que son distintos del negocio.
-Los empleados suelen estar empleados por un período continuo, sujetos a una supervisión sustancial por parte de la empresa, económicamente dependientes de la empresa, trabajan a tiempo completo y/o exclusivamente para una empresa y brindan servicios que son una parte integral de la empresa.
Además, los contratistas independientes, a menudo propietarios de empresas por derecho propio, no están protegidos en la misma medida que los empleados. Por ejemplo, en Texas, los contratistas independientes generalmente no están protegidos:
-Con respecto a su salario según la Ley de Día de Pago de Texas y/o las leyes de salario mínimo.
-Si se lesionan en el trabajo según la Ley de Compensación para Trabajadores de Texas.
-Si necesitan licencia médica según lo dispuesto en la Ley de Licencia Médica y Familiar.
-Si pierden su trabajo por la Ley de Compensación por Desempleo de Texas.
-Si están sujetos a discriminación por parte de las leyes antidiscriminatorias en el empleo federales y/o estatales.
Una consecuencia de la falta de protección legal que se brinda a los contratistas independientes es que las empresas a menudo ahorran dinero al contratar contratistas independientes porque, por ejemplo, no tienen que pagar impuestos de desempleo ni contratar un seguro de compensación laboral para dichos trabajadores. Del mismo modo, los contratistas independientes normalmente no reciben tiempo libre remunerado ni otros beneficios para los empleados.
¿Por qué importa si un empleado está clasificado erróneamente como contratista independiente?
Los problemas de clasificación errónea a menudo surgen durante las auditorías de rutina de las agencias, así como cuando un trabajador presenta un reclamo de compensación laboral, salarios impagos, desempleo y/o discriminación. Cuando surgen problemas, una empresa a menudo tiene la carga de establecer que el trabajador cumple con los requisitos para ser clasificado como contratista independiente y enfrenta una responsabilidad significativa por salarios y beneficios no pagados, impuestos atrasados, intereses, multas, daños y perjuicios, honorarios de abogados y otros costos si la empresa ha clasificado incorrectamente a algún empleado como contratista independiente (o ha pagado indebidamente a algún empleado, porque el alcance de dicha auditoría a menudo se expande más allá de las cuestiones del reclamo inicial).
¿Cómo puedo determinar si mi trabajador está debidamente clasificado como contratista independiente?
Para determinar si alguien ha sido clasificado adecuadamente como contratista independiente o si realmente es un empleado, la ley analiza la relación entre la empresa y el trabajador. Generalmente, en Texas, un trabajador:
-Es su empleado si tiene derecho a controlar el progreso, detalles y métodos de operación del trabajador.
-Puede ser clasificado como contratista independiente si controla sólo los resultados finales del trabajador.
Tenga en cuenta que debido a que varias agencias gubernamentales a nivel estatal y nacional utilizan diferentes factores para determinar si alguien es un contratista independiente, no existe una única prueba o lista de verificación disponible para garantizar que usted tome la determinación correcta para todos los propósitos (por ejemplo, la Ley de la Fuerza Laboral de Texas). La Comisión considera diferentes cuestiones al determinar si un trabajador es realmente un empleado a efectos de desempleo que las que utiliza el IRS al hacer la misma determinación a efectos de obligación tributaria). Sin embargo, la Lista de verificación de factores comunes para contratistas independientes vinculada a continuación resume algunos de los factores más comunes considerados por las agencias que revisan este tema.
Lista de verificación de factores comunes para contratistas independientes
¿Qué medidas puedo tomar para proteger a mi empresa de una posible responsabilidad por clasificación errónea?
Hay muchos pasos que puedes tomar, en coordinación con su profesional de recursos humanos y/o su abogado, para ayudar a proteger su empresa de posibles problemas de clasificación errónea, que incluyen:
-Evaluación previa a la contratación/autoauditoría. Revisa las circunstancias relevantes, como las enumeradas en la Lista de verificación de factores del contratista independiente, para determinar si un trabajador puede clasificarse como contratista independiente. Asegúratee de revisar dichos factores siempre que estés considerando contratar a alguien como contratista independiente y/o esté auditando su fuerza laboral actual. Realizar esta revisión puede ayudarte a adaptar el puesto, así como a determinar si un puesto necesita modificación y/o reclasificación.
-Capacitación. Capacita a tu equipo sobre cuestiones de clasificación para garantizar que los gerentes de contratación y cualquier personal que interactúe con los contratistas comprendan la distinción entre dicho personal y los empleados para que traten al trabajador como se requiere para garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables.
-Acuerdos. Redacta acuerdos con contratistas independientes de una manera que documente su distinción de los empleados cuando dicho personal sea contratado por tu organización.
-Retención de registros. Conserva constantemente documentos clave en tus archivos de proveedores para cada uno de sus contratistas independientes, incluidos:
+Los contratos y un registro de las fechas de contratación.
+Registros de pago y copias de formularios 1099.
+El número de identificación del empleador del contratista independiente, información de contacto, información del seguro y cualquier otra documentación de su negocio independiente (como tarjetas de presentación, membretes, facturas).
Implementar procesos para garantizar que los empleados no hayan sido clasificados erróneamente como contratistas independientes implica esfuerzo; sin embargo, se recomienda tomar medidas proactivas ahora, ya que el trabajo puede evitar que usted y su organización tengan que soportar una evaluación sustancialmente más difícil y costosa en el futuro.
[1] Ten en cuenta que esta publicación no considera ni revisa: (1) alivio de COVID para contratistas independientes; (2) cuestiones propias de las empresas de redes de transporte y otras industrias expresamente reguladas en esta materia; y/o (3) trabajadores clasificados específicamente por agencias reguladoras, como aquellos considerados por el IRS como empleados estatutarios o no empleados estatutarios.
Esta actualización tiene fines informativos únicamente y no proporciona asesoramiento legal. Cada situación legal es diferente y debe ser analizada de forma independiente por un abogado. Consulta con un abogado para obtener orientación específica.
Traducido por: Alejandra Garcia