Por Anwuli Chukwurah
Pasos para tomar el control de su contabilidad y crear un proceso de cierre y conciliación mensual de cuentas.
Es fin de mes y no tiene idea de si sus informes financieros son correctos o muestran las cifras correctas. Si está preguntándose ¿es esto correcto?! Entonces, necesita crear un proceso para asegurarse de que todas las cuentas y transacciones estén categorizadas y conciliadas mensualmente. Por lo tanto ¿cómo puede generar confianza en las cifras que le muestra su sistema contable?
Cuando les muestro a los clientes cómo llevar la contabilidad, trato de mantener el proceso simple y que no consuma su tiempo ni su espacio mental. No me favorece si el cliente se marcha abrumado.
Pasos para tomar el control de su contabilidad:
- Una hora durante un día a la semana para categorizar.
- La primera semana del mes para finalizar la conciliación.
- La segunda semana del mes para revisar los informes financieros.
Un Día Cada Semana
Una hora cada semana para mantenerse al tanto de sus transacciones. Si mantiene este tiempo sagrado y se enfoca durante 45 minutos a 1 hora para asegurarse de que las transacciones semanales estén categorizadas, entonces no se sentirá tan abrumado/a al final del mes. He trabajado para empresas que tenían cientos de transacciones cada mes, y cuando no seguía esta regla, pasaba días al final de cada mes poniendo todo en orden. No era nada agradable, y no deseo esa experiencia a nadie. Así que, hágase un favor y reserve esta hora cada semana. Su yo del futuro se lo agradecerá.
La primera semana del mes.
Una vez que haya terminado de categorizar sus transacciones, utilizará la primera semana del mes para conciliar sus cuentas del mes anterior. La conciliación es donde se asegura de que su sistema contable coincida con sus estados de cuenta. Los saldos finales de la cuenta en su sistema contable deben coincidir con los saldos finales de sus estados de cuenta. A veces, puede haber diferencias debido al momento de la fecha de cierre, pero no deberían ser masivas. La conciliación asegura que cada cuenta en su estado de balance sea correcta y pueda defender los números resultantes.
La segunda semana del mes.
La segunda semana del mes es cuando puede revisar sus informes financieros a solas/o con su equipo. Sus números finalmente se ven correctos para usted, y sabe que lo son, así que los siguientes pasos son analizar sus números para ver si gastó demasiado en consumos, hizo suficientes ventas, o tiene suficiente flujo de efectivo. Aquí es donde comienza la diversión, y puede utilizar sus números para planificar el próximo mes o trimestre.
Dependiendo de cuántas transacciones tenga en un mes, definitivamente puede simplificar los pasos y combinar sus semanas de conciliación y revisión financiera en una sola. Tener un proceso repetible le garantizará que tenga confianza en los números que muestran sus informes. Si empieza como un equipo de una sola persona, este proceso asegura que en el futuro pueda transferir el trabajo a otro empleado, semana tras semana hasta que él o ella pueda hacerlo solo
Sobre la Autora.
Anwuli Chukwurah es una profesional financiera versátil con un historial de iniciar nuevas organizaciones financieras y hacerlas crecer en entornos empresariales de rápido desarrollo. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, nuevos emprendimientos y organizaciones sin fines de lucro, para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su finalidad es garantizar que sus clientes se sientan cómodos y competentes al navegar por sus números. Trabaja con clientes en Woolichooks y escribe un newsletter para personas que no tienen conocimientos financieros.
Traducido al español por Maria Hoffman. Encuentra la versión en inglés aquí.