Por Anwuli Chukwurah
Cómo crear el presupuesto que usarás para tu negocio. Desde luego, puedes confiar en tu instinto, pero tus empleados no lo tienen y necesitarán un plan específico que puedan consultar y usar.
Cuando oyes la palabra “presupuesto”, ¿qué sensación te viene la mente? Algunos la temen y evitan utilizarla, otros piensan que es restrictiva y no lo suficientemente flexible para ajustarse a sus ideas. Pero un presupuesto te dará una guía que seguir. Si tu negocio no tiene un enfoque parecerá que nada progresa o que todo se mueve en distintas direcciones y aun así el proyecto parece estancado. El presupuesto puede ayudarte a concentrar tus energías en una sola cosa para ese año, y si, a mitad de camino, el presupuesto que has diseñado está por encima o por debajo de tus resultados actuales por un margen muy alto, al menos tendrás un punto de partida sobre lo que debes cambiar durante el resto del año.
Si no tienes un presupuesto base ¿cómo puedes saber lo que necesitas cambiar y cómo hacerlo? Si sientes que tu negocio no va por buen camino siempre puedes revisar tu presupuesto y ver cuales fueron tus planes desde un principio y reorientarlo. No pretende atarte de pies y manos, puedes divertirte con él y adquirir el hábito de registrar y ver los cambios tanto en tu presupuesto como en tu negocio conforme van evolucionando.
Tres maneras con las que puedes empezar a crear y usar un presupuesto:
1. Sencillo
2. Tasa de Crecimiento
3. Detallado y Enfoque Ascendente
Sencillo
El método sencillo para crear un presupuesto se consigue multiplicando tus ingresos y gastos mensuales por doce (anualizar tu cifra mensual). Esto te proporciona automáticamente tu objetivo anual de ingresos y gastos. Solo funciona si acabas de empezar y tienes un equipo de una o dos personas. Al menos tendrás un objetivo que cumplir.
Con este método sacrificarás algo de precisión, pero es un punto de partida. Entonces, a medida que crezca tu negocio, te harás una idea de cuáles son los ingresos y gastos para ayudar a fundamentar el presupuesto del año siguiente. Lo que acaba ocurriendo, a medida que creces, es que querrás un método más detallado para planear tus ingresos y gastos.
Tasa de crecimiento
Otra opción es escoger una tasa que consideres que tus ingresos o gastos totales aumentarán o disminuirán en el transcurso del año. Para esto necesitarás el total de ingresos y gastos del año anterior para así multiplicarlo por la tasa de crecimiento escogida. Habrá que emplear algo de sentido común cuando usemos este método, no puedes decir que multiplicarás por diez tus ingresos el próximo año cuando apenas has podido duplicarlos. No te predispongas al fracaso y mantén unas cifras razonables. Suele gustarme subestimar los ingresos y sobrestimar los gastos, siempre vas a gastar más de lo que piensas por lo que deberías incluirlo en tu presupuesto.
Detallado y Enfoque Ascendente
Me gusta usar este enfoque detallado y ascendente cuando creo presupuestos para clientes. Fuerza a mis clientes a reflexionar sobre los mecanismos que dirigen su negocio. ¿Qué cantidades y a qué precio crees que serás capaz de vender cada mes? Si eres una organización sin ánimo de lucro, ¿de qué benefactores o subvenciones puedes conseguir tus fondos? Si tu negocio es estacional, podemos incorporar la estacionalidad en tu presupuesto. ¿Cuántos empleados necesitarás? ¿Está el número de empleados asociado con las ventas? Si tienes jefes de departamento, este enfoque te obliga a hablar con ellos y dar su opinión acerca de cómo debería ser el presupuesto. Puesto que viven el día a día pueden estimar con exactitud qué recursos necesitan para el año siguiente. Este enfoque es el que lleva más tiempo de desarrollar, pero es exhaustivo y cada parte de la empresa se comunicará entre sí para preparar un presupuesto oficial.
No contar con un presupuesto no es una opción. El presupuesto te da una meta hacia la que mirar y te ayuda a ser honesto como empresario. Si tus efectivos no se ajustan a tu presupuesto, al menos tienes un punto de partida para analizar las diferencias. ¿Tienes que cambiar tus estrategias de venta y marketing? ¿Es un problema de operaciones? ¿Has contratado a demasiada gente? ¿Necesitas contratar a más? ¿Es el producto principal lo que quieren los clientes? Esto nos proporciona una infinidad de formas para empezar a analizar tu negocio. El presupuesto es un plan que puedes usar para dirigir tu negocio, pero no pienses que tienes que ceñirte a él, es un plan que puede cambiar, teniendo, cualquier cambio que hagas, sentido comercial. No puedes cambiarlo solo porque te apetezca, tus empleados notarán ese azote y falta de sensibilidad.
Sobre la autora:
Anwuli Chukwurah es una versátil profesional de las finanzas con experiencia comenzando nuevos organismos financieros, ampliándolos para su crecimiento en entornos empresariales frenéticos. Con más de seis años de experiencia trabajando con pequeños empresarios, empresas emergentes, y organizaciones sin ánimo de lucro, para ayudarles a conectar sus finanzas con sus objetivos empresariales, pretende asegurarse de que sus clientes se sientan cómodos y capacitados manejando sus cuentas. Trabaja con clientes en Woolichooks y escribe un boletín para no financieros.
Traducido al español por Lucía Martínez Calzada. Encuentra la versión en inglés aquí.