Por Anwuli Chukwurah
A medida que tu negocio crece, te enfrentarás a más transacciones, pasando de solo un par al mes a más de 100. Este crecimiento trae consigo nuevos desafíos, especialmente en la gestión financiera. Las herramientas gratuitas o de bajo costo pueden haber sido útiles al principio, pero ahora necesitas algo más potente. Con una idea más clara de las métricas que necesitas seguir, ¿qué herramientas asequibles pueden ayudarte a gestionar tus finanzas de manera efectiva?
- QuickBooks Online
- Ramp
- Jirav
QuickBooks Online
Cuando llega el momento de seguir transacciones por ubicaciones, departamentos y campos diferentes, QuickBooks Online (QBO) es la opción ideal. Si se configura correctamente desde el principio, no tendrás que cambiar nunca de QBO a menos que necesites algo específico de la industria, como finanzas escolares, o que planees tener múltiples subsidiarias y ubicaciones internacionales, o que necesites hacer seguimiento del inventario. QBO puede generar los informes financieros básicos que necesites: estado de resultados, balance general y estado de flujo de efectivo.
Además de los informes básicos, puedes ver estos informes desglosados por los campos que hayas definido, lo que te dará una visión más detallada de tus finanzas. Sin embargo, no es posible integrar los datos de Google AdSense con QBO. Seguirás necesitando una hoja de cálculo para organizar todos los datos para obtener una visión general de las finanzas de tu empresa. Aunque tus finanzas te mostrarán el costo total de los anuncios del mes, no te indicarán si los anuncios de pago o las referencias fueron el factor principal para el crecimiento de los ingresos ese mes. Las organizaciones sin fines de lucro también pueden recibir un descuento a través de TechSoup.
Ramp
Si tienes contratistas y proveedores a los que pagar, es posible que hayas estado gestionando sus pagos a medida que llegaban a tu bandeja de entrada. Ramp ofrece una solución para gestionar todas las facturas de proveedores y programar los pagos mediante ACH o cheque. También te ayuda a recopilar todos los datos necesarios del proveedor para enviar los formularios 1099 el siguiente año. Además del pago de facturas, puedes emitir tarjetas virtuales y físicas con límites preestablecidos para tus empleados o contratistas. Este sistema garantiza que el propietario de la tarjeta asignada reenvíe o envíe por SMS el recibo de cada transacción. Incluso puedes crear tarjetas virtuales que se adapten a software específico para gestionar tus suscripciones. Es un gran sistema que te permite controlar tus gastos con registros de auditoría.
Jirav
Ya tienes QBO y estás utilizando Ramp, que se sincroniza con Quickbooks Online. ¿Para qué necesitas Jirav? Jirav se centra en los aspectos de planificación, presupuestación y previsión de tus operaciones financieras. Jirav recopila todos los datos de Quickbooks, el sistema de nómina y otros datos, como Google AdSense, para que puedas crear paneles de control y pronósticos para el próximo mes o año. Aunque las hojas de cálculo pueden servir para este propósito, si te resulta engorroso recopilar datos para los informes de gestión, Jirav podría ofrecerte una solución más eficaz. Las hojas de cálculo son eficaces para la elaboración inicial de presupuestos y pronósticos, pero con el tiempo, un software como Jirav puede ayudar a racionalizar y automatizar estos procesos.
Quickbooks Online se convierte en tu sistema principal de contabilidad, con otras herramientas que se sincronizan a la perfección. Ramp y Jirav pueden sincronizarse o extraer datos de Quickbooks Online. El objetivo es evitar tener sistemas desconectados que no se comuniquen entre sí. Las hojas de cálculo siempre serán útiles. Habrá momentos en los que quieras realizar un cálculo rápido o exportar los datos a Excel para analizarlos. Esto está bien, siempre y cuando te asegures de regresar a tus sistemas principales. El software que elijas debe ser lo suficientemente flexible y avanzado como para proporcionar los datos necesarios sin causar estrés. Sin embargo, no debe ser tan complejo como para que pases meses en la implementación y capacitación, sobre todo en esta etapa de tu negocio.
Anwuli Chukwurah es una profesional de las finanzas reconocida por su éxito en el lanzamiento y expansión de organizaciones financieras en entornos empresariales dinámicos. Con más de 6 años de experiencia, ha colaborado con propietarios de pequeñas empresas, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro, para ayudarlas a integrar las finanzas con sus objetivos empresariales. Anwuli se compromete a garantizar que sus clientes se sientan seguros y competentes en la gestión de sus finanzas. En la actualidad trabaja con clientes de Woolichooks y es autora de un boletín para lectores no especializados en finanzas.
Traducido al español por Josué Palacios. Encuentra la versión en inglés aquí.