Todo lo que necesitas saber para manejar Excel y Google Sheets como empresario con poca experiencia en hojas de cálculo.
En cierto momento en tu negocio, necesitarás abrir una hoja de cálculo para hacer algunas estimaciones, crear tu modelo financiero, responder preguntas sobre tus ventas, analizar tus gastos, determinar cuanto pagar a tus empleados y determinar el precio de tu producto.
Antes de poder usar cualquier función, todas las fórmulas empiezan con el símbolo de igual (=) al principio. Una vez tengas esto le estas haciendo saber a Excel o Google Sheets que quieres que calculen algo. Puedes usar múltiples funciones en Excel y Google Sheets, pero realmente solo necesitas saber como usar las siguientes para hacerlo todo.
Funciones Matemáticas Básicas: Más (+), Menos (-), Multiplicación (*) y División (/).
Función SUMA
Función CONTAR
Función MEDIA
Función IF
Funciones Matemáticas Básicas
Como una calculadora, puedes usar funciones matemáticas básicas como Más (+), Menos (-), Multiplicación (*), y División (/) dentro de cada celda de tu hoja de cálculo. Una vez que empiezas con el signo de igual (=), puedes hacer referencia a cualquier celda haciendo click en ella y después seguir con las funciones matemáticas básicas. Si no tienes una celda a la que remitirte siempre puedes escribir los números que quieres en la celda y presionar “enter”. El resultado aparecerá en cualquier celda que elijas para poner la fórmula.
Función SUMA
En vez de usar el símbolo suma (+) manualmente en cada celta que quieras sumar, puedes usar la función SUMA para sumar una fila o columna de celdas rápidamente. La función SUMA puede sumar tu total anual de ventas y gastos.
Función CONTAR
Si tienes una lista de inventario en una hoja de cálculo y quieres calcular que cantidad queda de un producto en particular, puedes usar la función CONTAR para mostrar el resultado automáticamente. De esta manera, ¡no tendrás que contarlo tú mismo manualmente!
Función MEDIA
Puedes usar la función MEDIA para saber, de media, cuanto gastaste en gastos este año o cuanto vendes al mes. Una vez que sabes tu media, puedes usar este número para pronosticar cuanto generarás en los próximos meses.
Función IF
La función IF es la más avanzada de esta lista. Como principiante, no es necesario que la conozcas, pero es necesaria si quieres usar fórmulas lógicas. Si tu empresa reparte comisiones a los empleados basadas en sus ventas, puedes usar la función IF para decirle a tu hoja de cálculo que calcule la suma de la comisión si las ventas alcanzan cierta cantidad. Puedes usarla también para calcular las tasas de referencia basadas en el número de nuevos clientes con los que cerraste ese mes.
A medida que crecen las exigencias de tu negocio, puedes necesitar usar funciones aún más avanzadas, pero el objetivo no es mostrar cuan avanzado es tu conocimiento de Excel, es analizar la historia que tus finanzas reflejan sobre tu negocio. Siempre que puedas encontrar la respuesta, da igual si solo usas funciones básicas. Lo único que importa son las respuestas que puedan determinar tus siguientes pasos en el negocio.
Sobre la autora:
Anwuli Chukwurah es una profesional versátil de las finanzas con experiencia en la creación de organizaciones financieras, escalándolas para su crecimiento en entornos empresariales dinámicos. Tiene más de seis años de experiencia trabajando con pequeños empresarios, empresas emergentes, y organizaciones no gubernamentales ayudando a conectar las finanzas con sus objetivos empresariales. Pretende asegurar que sus clientes se sientan cómodos y expertos manejando sus cuentas. Trabaja con clientes en Woolichooks y escribe una Newsletter para gente que no es de finanzas.
Es mucho mejor prepararse para ellos que recibir una factura de impuestos sorpresa.
Impuestos. Son una parte necesaria de la actividad empresarial y necesitas asegurarte de ser consciente y de planificar para cuando tengas que pagar el dinero que le debes al gobierno. La planificación fiscal es una parte esencial de dirigir tu empresa y necesitas asegurarte de ahorrar una porción de tus ingresos netos cada mes que vencen los pagos. Este artículo no es para las organizaciones sin fines de lucro – excepto para tu declaración anual 990 para hacerle saber al gobierno que aun sigues viva como una organización y que no le debes dinero al gobierno.
Aquí están los cinco impuestos más comunes pagados por los propietarios de pequeñas empresas:
1. Impuesto Sobre la Renta
2. Impuesto Sobre la Venta
3. Impuesto Sobre las Nóminas (incluye el Impuesto de Desempleo)
4. Impuesto de Franquicia
5. Impuesto Sobre la Propiedad
Impuesto Sobre la Renta
Frecuencia: Anual
Obligatorio: Si
Este Impuesto anual vence en marzo (para corporaciones) o en abril para los demás. Trabaja con un Contador Público para asegurarte de que pagas la cantidad correcta y de que has aprovechado todas las deducciones. Si eres una Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC por sus siglas en inglés), tu impuesto comercial sobre la renta se declara junto con tu impuesto personal sobre la renta. Sí, el hecho de tener una empresa no significa que no tengas que declarar tus propios impuestos personales. No soy contadora fiscal, así que siempre recomiendo a los clientes a un Contador Público.
Impuesto Sobre la Venta
Frecuencia: Anual/Trimestral/Mensual
Obligatorio: Depende del sector empresarial
Para el impuesto sobre las ventas, te recomiendo que llames a la oficina local de impuestos sobre las ventas para obtener respuestas. Si no tienes idea sobre si debes pagar impuesto sobre las ventas, llama a la oficina local para obtener una respuesta rápida. Te ahorrarás horas de búsqueda en Google. Esto puede ser algo engorroso de averiguar, dependiendo en donde realices las ventas. La última vez que llamé a la oficina local, fueron de mucha ayuda y me respondieron a todas las preguntas, sin importar que me parecieran absurdas. Si eres una corporación más grande, también puedes trabajar con empresas de impuestos sobre las ventas o utilizar programas informáticos que realicen un seguimiento de los pagos de impuestos sobre las ventas para asegurarse de que todo esté alineado y archivado correctamente.
Impuesto Sobre las Nóminas
Frecuencia: Trimestral/Mensual
Obligatorio: Si
Si tienes empleados con W2 a tiempo completo, debes de declarar y pagar impuestos sobre la nómina y el desempleo. Un sistema de nóminas como Gusto eliminará el estrés de estos trámites. Asegúrate de estar registrado con la Comisión de Fuerza Laboral de tu estado así puedes conectar tu número de cuenta fiscal con tu sistema de nóminas, de modo que así todos los pagos puedan asignarse correctamente.
Impuesto de Franquicia
Frecuencia: Anual
Obligatorio: Si
Todos están obligados a declarar el reporte sobre el Impuesto de Franquicia. El umbral en Texas es de 2,470,000 dólares de ingresos e incluso si no tienes esos ingresos aún estás obligado a declarar el Reporte de Información Pública o el Reporte de Información de Propiedad. Si tu empresa emite acciones, tu reporte sobre el impuesto de franquicia puede utilizar el recuento y los importes de tus acciones, lo que resulta más fácil, especialmente si utilizas un programa informático de tablas de capitalización como Carta.
Impuesto Sobre la Propiedad
Frecuencia: Anual
Obligatorio: Depende si tienes propiedades
Si tienes una propiedad, estás obligado a pagar el impuesto sobre la propiedad. Las propiedades incluyen terrenos, edificios y cualquier mejora que hayas realizado. También incluye bienes personales tangibles utilizados en la “producción de ingresos” tales como muebles, inventario, maquinaria, suministros, etc. Las fechas de vencimiento varían según el condado, así que llama a tu oficina local para confirmar la fecha.
Así que, sé proactivo con tus declaraciones, si no deseas recibir una factura de impuestos donde el gobierno cree que le debes. No hay nada más impactante que el recibir una factura de 100,000 dólares cuando sabes que ese número podría ser incorrecto. También, al comenzar tu empresa establece una relación con un Contador Público (Contador Fiscal) así se aseguran de que pagues la cantidad correcta de impuestos y de mostrarte cómo lograrlo como una empresa.
Sobre la autora:
Anwuli Chukwurah es una profesional financiera versátil con una trayectoria de creación de nuevas organizaciones financieras y de ampliación de las mismas para su crecimiento en entornos emprendedores de ritmo rápido. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con pequeños empresarios, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro para ayudarles a conectar las finanzas con sus objetivos empresariales. Su objetivo es asegurarse que sus clientes se sientan cómodos y sean expertos en el manejo de sus números. Ella trabaja con clientes en Woolichooks y escribe un newsletter para personas no financieras.
La Incubadora Podcast es parte de EGBI (Economic Growth Business Incubator), una organización sin fines de lucro en el centro de Texas con la misión de brindar capacitación, entrenamiento y apoyo a los aspirantes y propietarios de los negocios existentes que enfrentan barreras para hacer o crecer un negocio con éxito. La Incubadora Podcast nace de la necesidad de poner en video y audio muchos de los casos de éxito que vemos aquí.
EGBI también queremos responder preguntas frecuentes y conectar a los propietarios de pequeñas empresas con recursos necesarios para tener éxito en los negocios y en su propio tiempo y donde quiera que estén mientras tengan acceso a un dispositivo móvil. Este episodio está producido con el apoyo de Raycast Media. También le agradecemos a Raycast Media por su colaboración con la Incubadora Podcast. En este episodio exploramos el concepto de ser un negocio sin darse cuenta y también sus implicaciones fiscales especialmente en la venta en línea a través de plataformas como Facebook Marketplace.
Hoy nos acompaña Andrea Harrington, una abogada de Texas Rio Grande Legal Aid y vamos a explorar escenarios donde las personas pueden encontrarse involuntariamente en roles comerciales y las repercusiones que esta implica para los impuestos desde entender los criterios del IRS hasta medidas proactivas del cumplimiento. Andrea ofrece una orientación para navegar por este terreno muy complejo.
Conoce a los oradores
Nuestro anfitrión, David Fuentes, profundizará en el tema de hoy con nuestra oradora invitada, Andrea Harrington.
Andrea Harrington es la directora del equipo de pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro de Texas Rio Grande Legal Aid, también conocido como Trla. Con base en la oficina de Austin. Andrea trabaja en toda la área de servicio de Texas representando a micro empresarios facilitando clínicas legales Pro Bono para pequeñas empresas y brindar educación jurídica comunitaria sobre cuestiones legales relevantes para los pequeñas empresas y facilitando referencias Pro Bono. Antes de trabajar con las pequeñas empresas, Andrea representó la violencia la violencia doméstica en casos de derechos de familia y en casos de órdenes de protección. Andrea obtuvo su título en la Universidad de Harvard en 1998 y completó su título de abogada en la facultad de derecho en la Universidad de Texas en 2003.
¿Qué trabajo hace Texas Rio Grande Legal Aid?
Andrea dice,
“Texas Rio Grande, TRLA, somos una firma de abogados sin fines de lucro que proveemos servicios legales gratis a clientes que son elegibles para nuestros servicios en varias áreas de la ley. Por ejemplo, ley familiar, conflictos con propietarios, una evicción, asuntos de Immigracion, asuntos de beneficios públicos, y la educacion. Entonces si hay necesidad de asistencia legal, las personas pueden ir al sitio web: www.trla.org , y hacer clic en el botón que dice obtener ayuda y ahí tenemos la información para el número de teléfono gratuito para llamar y las horas cuando esté disponible para llenar su aplicación de servicios legales gratuitos. Además también proveemos servicios legales para emprendedores, que es el área que yo trabajo en.”
¿Cómo vender artículos en Facebook marketplace u otras plataformas similares puede clasificar a alguien como propietario de un negocio para fines fiscales?
Andrea Harrington dice,
“Eso va depender en la regularidad en cuando estés utilizando esas plataformas. Hay una diferencia entre que por ejemplo podrías estar moviendo tu hijo de una cuna a una cama para hacer campo para la cuna. Una persona que está vendiendo ropa de bebe todos los días o cada semana, esto no es necesariamente propiedad suyo que está vendiendo para hacer campo. De pronto esa persona está yendo al Goodwill o a otra tienda comprando y volviendo a vender y si uno está usando esas plataformas regularmente para hacer dinero, el IRS puede considerar esas actividades como un negocio.”
David Fuentes dice,
“Entonces es muy importante que si venden con regularidad ya son un negocio en cuestión de los impuestos y tienen una responsabilidad fiscal.”
Andrea Harrington dice,
“Ahora hay otros factores que el IRS mira para ver si esto es un negocio y los factores incluyen si estas actividades son tomadas con el intento de hacer una ganancia. Ese intento se puede demostrar con esa regularidad de actividad con la producción de ingreso y con otras actividades que uno toma para ayudar esas actividades económicas. Por ejemplo si usted está vendiendo ropa de bebe regularmente en Facebook marketplace pero está haciendo mercadeo de esa ropa en Instagram y esas actividades adicionales, pueden dar más evidencia que esa venta que usted está haciendo regularmente en Facebook Marketplace se considera un negocio.”
¿Existen criterios específicos que las personas deben tener en cuenta al vender bienes en línea y activar obligaciones fiscales comerciales?
Andrea Harrington,
“Para comenzar el IRS considera todos los ingresos que uno produce de un negocio que son ingresos sujetos a impuestos hay que reportarlos y hay que pagar impuestos sobre esos ingresos. Ahora si uno está recibiendo pagos por la plataforma Marketplace o por otras plataformas por internet como Venmo, Cashapp, o PayPal las reglas de reportaje están cambiando y es muy importante que las personas se preparen para este cambio de regla. Lo que está comenzando este año, 2024, si uno gana $5,000 o más en estas plataformas, lo van a mandar 1099-K. Lo están reportando al IRS notificando a usted que ellos han reportado al IRS esas ganancias. La razón porque mucha gente nunca ha visto estos 1099 es porque la regla anterior era solamente ganancias más de $220,000 eran reportadas. Entonces es un cambio enorme y esta es la parte super importante, si usted está haciendo estas ventas aunque no gane $5,000 este año y no ve el 1099, para el 2025 los 1099 serán mandados y reportando ingresos de $600. $600 es muy poquito dinero si usted hace una venta de $50 cada mes sabe que va a recibir un 1099-K en el 2025. Entonces es muy importante que empiecen a pensar cómo prepararse para este cambio que viene.”
David Fuentes dice,
“Si! Es muy importante que las reglas están cambiando para el 2024 ,para repetir un poco, si hubo una ganancia de $5000 o más tienen que reportar y declarar por la forma 1099 para el 2025 sigue cambiando y va seguir cambiandose. Es importante seguir informándose sobre estas regulaciones.”
¿Cuáles son las implicaciones fiscales potenciales para las personas que operan un negocio sin darse cuenta, especialmente en lo que respecta a la declaración de ingresos y las deducciones?
Andrea dice,
“Lo que pasa es que cuando uno se mete en problemas, uno se encuentra pagando más impuestos de lo que debía de haber pagado si usted no está manteniendo sus propios archivos de sus ingresos y sus gastos de negocio. Por ejemplo, si usted está yendo a Goodwill a comprar ropa por la libra y después mira cual es la ropa buena que se puede volver a vender, hay que mantener sus archivos del dinero que usted está gastando para mantener su negocio de ropa usada. Además se debería mantener el archivo de las ganancias que usted está recibiendo y poder reportar bien y exactamente sus ganancias y gastos. Uno no debería estar pagando impuestos sobre sus gastos pero la única persona que va reportar esos gastos es usted. Entonces es muy importante mantener esos archivos.
Al mismo tiempo esos 1099 van a tener todos las ganancias que esa aplicación coleccionó para usted.
Esto podría convertirse en un problema, por ejemplo si usted y su amigo salen por un cafecito cada domingo cual usted paga y su amigo le manda por venmo la plata del cafe. Hay que saber cuales son los gastos de negocio y personales.”
David Fuentes,
Entonces ya escucharon amigos, hay que mantener y actualizar sus archivos de venta, ganancia, y de gastos, también es importante mantener la organización para prepararse para pagar estos impuestos porque las regulaciones van cambiando.
¿Cómo pueden las personas que venden artículos en línea garantizar proactivamente el cumplimiento de las regulaciones fiscales y evitar pasivos fiscales no deseados?
Andrea dice,
“La mejor manera de hacerlo la manera principal de hacerlo es actualizar esos archivos. Entonces la mejor manera de hacerla es la manera en que usted lo va utilizar. En otras palabras, si usted es persona de computadoras y va tomar una clase de quickbooks y así lo va ser, perfecto. Si usted no se siente cómodo con la computadora y prefiere usar papel y lápiz, usa papel y lápiz, lo importante es que mantenga esos archivos. Para añadir otra cosa, que podría ser un podcast diferente, lo que es muy importante es si usted tiene un negocio vendiendo artículos en Facebook Marketplace, Craigslist, o cualquier otra plataforma es muy importante educarse para entender si usted debe estar coleccionando el sales tax del estado de Texas, también para protegerse de cualquier problemas en esa area tambien.”
Existen formularios o procedimientos específicos que las personas deben seguir cuando se dan cuenta de que han estado operando un negocio sin consideraciones fiscales adecuadas?
Andrea dice,
“Bueno, lo más importante es que estén reportando este ingreso al IRS y pagando los impuestos que se deben. El día de los taxes, si usted tiene un negocio en Facebook Marketplace mire las formas de impuesto a reportar, cuales son sus ingresos, a ver si puede reconstruir cuáles eran sus gastos. Esto le puede dar una idea de que es lo que se va deber por este negocio. El año 2023 la mayoría de las personas no están recibiendo ese 1099-K porque la regla todavía es $220,000 el mínimo para recibir esa forma. Eso no quiere decir que el IRS no considera que usted tenga un negocio. Entonces es importante cumplir con sus responsabilidades como dueño de negocio desde ahora y si no tiene suficiente información para reconstruir los archivos de negocio, es una excelente para educarse de que es lo que se necesitaría tener de información para el 2024, y el 2025.
Si usted no tiene ninguna idea de que es lo que el IRS le estaría pidiendo le recomiendo que vayan al sitio web del IRS y busquen “Schedule C”. Esa forma es la forma que se usa para reportar los ingresos y los gastos de un negocio pequeño y aprender cual es la información que el IRS pide y así usted puede empezar a coleccionar esa información este año. “
¿Cuáles son algunos conceptos erróneos comunes o trampas en las que las personas pueden caer al comprender sus obligaciones fiscales relacionadas con la venta en línea?
Andrea dice,
“La trampa más grande es pensar que usted no tiene negocio si no archivado, formado un LLC, o formalizando de alguna manera sus operaciones porque esa no es la prueba que el IRS usa para determinar si usted está haciendo transacciones económicas en estas plataformas con el intento de ganar plata.
Si es muy probable que usted tenga un negocio, entonces es muy importante educarse a sus responsabilidades como dueño de ese negocio. Los negocios no tienen que ser enormes para ser reales. Usted puede ganar $100 al mes, que le ayuda con el mercado, pero eso se considera un negocio.
Es una trampa muy grande y la otra es organizar su negocio sin mantener sus archivos, ustedes me van oir diciendo esa misma cosa tiempo tras tiempo porque es muy importante mantener esos archivos de sus gastos y sus ingresos.”
Como abogada especializada en este tema, ¿Qué consejo tienes para las personas que pueden estar inseguras sobre su estado fiscal como vendedores en línea?
Andrea dice,
“Bueno el primer consejo es que mantengan archivos si usted dice “Es que yo no se si gano dinero de hacer este negocio de vender juguetes que me traen mis nietos”. Usted puede determinar si usted está ganando plata haciendo esto. Lo número uno es mantener esos archivos y lo número dos es sentarse a pensar que está haciendo porque los factores del IRS son muy claros. Si usted está comprando y vendiendo ropa en Facebook Marketplace cada semana y esas actividades regulares con el objetivo de hacer una ganancia se consideran un negocio. Con eso vienen las responsabilidades.
Ahora en el 2024 y el 2025 la realidad es que esas plataformas van a reportar ese ingreso que usted está recibiendo por las plataformas al IRS, esa es la realidad y sabiendo esa realidad es muy importante que ustedes se preparen en mantener sus archivos fiscales de su negocio para que puedan reportar bien cuando viene el dia de hacer los impuestos y pagar lo que se debe.
¿Dónde puedo encontrar más información?
Andrea dice,
“Para más información sobre este asunto de los impuestos el lugar número uno para ir es www.irs.gov/es y ellos tienen mucha información en español como un canal de YouTube que también tiene videos en español que yo recomiendo, a mi me parecieron muy bien hechos.
Si tienen preguntas sobre los impuestos, el sales tax, el Controlador de Texas tiene mucha información en su sitio web también.
Además siempre mando a mis clientes si necesitan asesoría es a EGBI (Economic Growth Business Incubator) porque ahí hay muchas clases que les pueden ayudar a desarrollar su negocio y si necesitan asistencia entendiendo que tipo de archivos deben de mantener esa asesoría que existe. Les recomiendo mucho educarse sobre estos temas para que no les salgan problemas cuando llegue el día de los impuestos.”
Agradecimiento
David Fuentes dice,
“Esto es todo para el episodio de hoy, ha sido un placer conversar contigo Andrea. Esperemos que encuentren este episodio de utilidad para ustedes, si conocen alguien que se podría beneficiar de escuchar este episodio compartan el blog o el podcast con ellos! Recuerden que la Incubadora Podcast es parte de Economic Growth Business Incubator, una incubadora de negocios en el centro de Texas que ofrece capacitación, entrenamiento, y apoyo a pequeños empresarios con barreras para el alcance de éxito. Si desean conocer más acerca de los nuestros servicios por favor visiten EGBI y nos vemos en la próxima!”
