Los pasos que debe seguir para transformar una situación caótica que controla su gestión de facturación y gastos.
El equipo sabe que su proceso actual de gestión de las facturas es incorrecto, pero están tan abrumados que no saben por dónde empezar. Para el equipo que se encuentra en esas condiciones es mejor continuar con el proceso equivocado en vez tratar de cambiar. Algo o alguien tiene que entrar y ser ese elemento de cambio. El equipo actual no puede ver la luz al final del túnel. Ellos saben que las cosas hay que hacerlas independientemente de lo complicado que es el proceso.
Entonces, ¿qué puede usted hacer para transformar la gestión de sus facturas y gastos? A continuación, se detallan los pasos que puede seguir para comenzar a tomar el control de la administración de sus gastos. Una revisión completa llevará meses, pero al menos puede comenzar a tener victorias rápidas para ayudar a mantener alta la moral del equipo y comenzar a romper el ciclo de tormento.
Proceso Actual
a. Reservar tiempo
b. Documentar el proceso actual con el miembro del equipo responsable de cada tarea
c. Eliminar pasos redundantes e innecesarios en el proceso actual
d. Implementar el proceso actualizado
Actualizar el Proceso con Automatización
a. Implementar software para automatizar la mayoría de las tareas
b. Capacitación en software
c. Actualizar el documento del proceso
3. Integre el nuevo proceso en la cultura de la empresa
Proceso actual
No puede arreglar nada si no sabe lo que está haciendo actualmente. Por lo tanto, el primer paso a seguir a la hora de transformar su proceso es documentarlo. Asegúrese de incluir qué miembro del equipo hace qué en cada paso. Este es un proceso minucioso, debe sacar el tiempo para hacer esto en equipo. Elegir a ciegas cualquier programa e implementar algo nuevo puede ser percibido como inefectivo para dar al empleados acceso directo a la cuenta bancaria o a la tarjeta de débito para pagar las facturas. Junto con este nuevo programa, es imperativo tener una capacitación adecuada para asegurarse de que el equipo se sienta cómodo con la tecnología. Si el equipo no está usando el programa, ¿cuál es el punto?
Podrá utilizar el programa para programar los pagos, procesar las facturas, pagar a los proveedores a través de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, Automated
Clearing House por sus siglas en ingles) o cheques, recopilar toda la información necesaria de los proveedores y automatizar los flujos de aprobación necesarios. Si uno de los cambios que está realizando en su proceso es tener días de pago estándar, asegúrese de alertar a sus proveedores y contratistas de los días en que se procesaran los pagos. De esta manera, si no entregan sus facturas a tiempo, tendrán que esperar hasta la próxima ronda de procesamiento de pagos. Usted controla el procesamiento de facturas, no al revés. Así también, usted pone la responsabilidad en los proveedores para asegurarse de que estén a tiempo y les da la confianza de saber los días en que siempre se les pagará.
Integrar el nuevo proceso en la cultura de la empresa
La integración de este nuevo proceso y programa en la cultura de la empresa requerirá el esfuerzo concertado del equipo que lo lidera. Deberá eliminar gradualmente las vías hacia el proceso anterior y redirigir todas las solicitudes y necesidades hacia el nuevo proceso y programa. Todo lo relacionado con la gestión de gastos y facturas debe estar centralizado. Todos los miembros de la empresa deben pensar automáticamente en el programa cuando necesiten gastar dinero. Sabrá que ha tenido éxito cuando miembros del equipo al azar se acerquen a usted y estén entusiasmados por hacer algo en el programa: “¡Finalmente usé la función de reembolso y fue genial!” o “Dios mío, no puedo creer lo fácil que fue para mí aumentar mi límite de gasto”.
Creo que cualquier proceso nuevo debe ser fácil y cómodo para el equipo. No debería ser tan engorroso como el anterior. Si su equipo tiene más estrés además de su antiguo estrés, entonces sabrá que se ha equivocado. La implementación del nuevo proceso puede tardar entre 6 meses y 1 año. Trate de no apresurar a su equipo; Tómese tu tiempo para cada nuevo paso. Recuerde, a la gente no le gusta el cambio.
Pero, si les puede mostrar cuánto tiempo pueden ahorrar y cualquier otro beneficio, ellos lentamente usarán el nuevo proceso. Todo será más fácil, a menos que su equipo esté demasiado harto y desesperado por encontrar algo que los salve.
Sobre el autor:
Anwuli Chukwurah es un versátil profesional de las finanzas con un historial de creación de nuevas organizaciones financieras y de escalarlas para su crecimiento en entornos empresariales de ritmo rápido. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su objetivo es asegurarse de que sus clientes se sientan cómodos y sean expertos en navegar por sus números. Trabaja con clientes en at Woolichooks y escribe un newsletter para personas que no se dedican a las finanzas.
Texas ha sido reconocido durante mucho tiempo como un centro de crecimiento económico y oportunidades, estableciendo constantemente récords de creación de empleos y expansión económica. Ahora, las pequeñas empresas son la columna vertebral de este éxito, empleando a casi la mitad de la fuerza laboral del estado y contribuyendo significativamente a la vibrante economía de Texas. En reconocimiento del papel vital que desempeñan las pequeñas empresas, la Oficina de Asistencia para Pequeñas Empresas del Gobernador ofrece una gran cantidad de recursos para apoyar tanto a los empresarios en ciernes como a los propietarios de negocios establecidos. Entre estos recursos se encuentra el Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador (Governor’s Small Business Resource Portal), una herramienta integral diseñada para proporcionar asistencia e información personalizada para ayudar a las empresas a prosperar en Texas.
¿Quién puede utilizarlo?
El Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador es invaluable para una amplia gama de usuarios, que incluyen:
Aspirantes a emprendedores: Para aquellos que estén considerando iniciar un negocio o convertirse en autónomos, el portal ofrece orientación y recursos esenciales para ayudar a convertir las ideas en realidad.
Start-Ups en etapa inicial: Las empresas en sus etapas iniciales (0-2 años de antigüedad) pueden encontrar apoyo específico para navegar por los desafíos del crecimiento temprano.
Empresas que se mudan a Texas: Las empresas que se mudan a Texas pueden acceder a recursos para facilitar una transición sin problemas y la integración en la economía local.
Negocios establecidos: Ya sea una pequeña empresa con 1-3 empleados o una empresa más grande con hasta 100+ empleados, el portal brinda apoyo continuo y oportunidades de crecimiento.
Beneficios
El portal ofrece numerosos beneficios, entre ellos:
Asistencia personalizada: Se proporcionan listas de recursos personalizadas para que los usuarios reciban la información y el soporte más relevantes en función de sus necesidades específicas y la etapa del negocio.
Soporte integral: El portal cubre una amplia gama de temas, desde la financiación y las licencias hasta el crecimiento empresarial y la creación de redes.
Acceso conveniente: El portal es fácil de usar, con recursos que se pueden imprimir o enviar por correo electrónico directamente a usted.
Recursos locales y estatales: Permite a los usuarios conectarse con recursos locales y estatales para que puedan aprovechar los sistemas de apoyo y las oportunidades regionales.
Características principales
El Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador incluye varias características clave:
Recursos federales, estatales y locales
Asesoramiento empresarial y asistencia para el crecimiento
Fuentes de financiación
Información sobre licencias y permisos
Recursos específicos adicionales
Información de contacto del equipo de asistencia para pequeñas empresas
Cómo funciona
El uso del Portal de Recursos para Pequeñas Empresas del Gobernador es sencillo y fácil de usar. El proceso consiste en responder a cinco sencillas preguntas para generar una lista personalizada de recursos. Aquí tienes una guía paso a paso:
Rellena tu posición actual en la empresa: selecciona la opción que mejor represente la posición actual de tu empresa. Las opciones incluyen pensar en iniciar un negocio, iniciar una empresa en etapa inicial, mudarse a Texas o un negocio establecido con un número variable de empleados.
Agregue cualquier designación comercial especial: indique si su empresa es sin fines de lucro, propiedad de veteranos, propiedad de mujeres o propiedad de minorías para recibir recursos específicos para estas categorías.
Agregue su ubicación: Proporcione su ciudad en Texas para conectarse con los recursos locales.
Seleccione su industria y tipo de negocio: Seleccione su industria y el tipo específico de negocio. Esto garantiza que los recursos proporcionados sean relevantes para su sector.
Especifique los servicios de la agencia estatal: Especifique los servicios de la agencia estatal que le interesen, como el registro comercial, la información sobre permisos, los impuestos estatales o los servicios del empleador.
Elija cualquier opción de recurso adicional: elija entre recursos adicionales, incluido el apoyo a la puesta en marcha, la información de financiación, el asesoramiento sobre exportación, la contratación pública, la creación de redes, la formación empresarial y los recursos de gestión de emergencias.
Una vez que complete estas preguntas, este portal generará una lista de recursos personalizada que puede imprimir o enviar por correo electrónico para facilitar su consulta. Este enfoque personalizado garantiza que reciba la información más relevante y útil para respaldar su viaje comercial en Texas.
Pasos para tomar el control de su contabilidad y crear un proceso de cierre y conciliación mensual de cuentas.
Es fin de mes y no tiene idea de si sus informes financieros son correctos o muestran las cifras correctas. Si está preguntándose ¿es esto correcto?! Entonces, necesita crear un proceso para asegurarse de que todas las cuentas y transacciones estén categorizadas y conciliadas mensualmente. Por lo tanto ¿cómo puede generar confianza en las cifras que le muestra su sistema contable?
Cuando les muestro a los clientes cómo llevar la contabilidad, trato de mantener el proceso simple y que no consuma su tiempo ni su espacio mental. No me favorece si el cliente se marcha abrumado.
Pasos para tomar el control de su contabilidad:
Una hora durante un día a la semana para categorizar.
La primera semana del mes para finalizar la conciliación.
La segunda semana del mes para revisar los informes financieros.
Un Día Cada Semana
Una hora cada semana para mantenerse al tanto de sus transacciones. Si mantiene este tiempo sagrado y se enfoca durante 45 minutos a 1 hora para asegurarse de que las transacciones semanales estén categorizadas, entonces no se sentirá tan abrumado/a al final del mes. He trabajado para empresas que tenían cientos de transacciones cada mes, y cuando no seguía esta regla, pasaba días al final de cada mes poniendo todo en orden. No era nada agradable, y no deseo esa experiencia a nadie. Así que, hágase un favor y reserve esta hora cada semana. Su yo del futuro se lo agradecerá.
La primera semana del mes.
Una vez que haya terminado de categorizar sus transacciones, utilizará la primera semana del mes para conciliar sus cuentas del mes anterior. La conciliación es donde se asegura de que su sistema contable coincida con sus estados de cuenta. Los saldos finales de la cuenta en su sistema contable deben coincidir con los saldos finales de sus estados de cuenta. A veces, puede haber diferencias debido al momento de la fecha de cierre, pero no deberían ser masivas. La conciliación asegura que cada cuenta en su estado de balance sea correcta y pueda defender los números resultantes.
La segunda semana del mes.
La segunda semana del mes es cuando puede revisar sus informes financieros a solas/o con su equipo. Sus números finalmente se ven correctos para usted, y sabe que lo son, así que los siguientes pasos son analizar sus números para ver si gastó demasiado en consumos, hizo suficientes ventas, o tiene suficiente flujo de efectivo. Aquí es donde comienza la diversión, y puede utilizar sus números para planificar el próximo mes o trimestre.
Dependiendo de cuántas transacciones tenga en un mes, definitivamente puede simplificar los pasos y combinar sus semanas de conciliación y revisión financiera en una sola. Tener un proceso repetible le garantizará que tenga confianza en los números que muestran sus informes. Si empieza como un equipo de una sola persona, este proceso asegura que en el futuro pueda transferir el trabajo a otro empleado, semana tras semana hasta que él o ella pueda hacerlo solo
Sobre la Autora.
Anwuli Chukwurah es una profesional financiera versátil con un historial de iniciar nuevas organizaciones financieras y hacerlas crecer en entornos empresariales de rápido desarrollo. Tiene más de 6 años de experiencia trabajando con propietarios de pequeñas empresas, nuevos emprendimientos y organizaciones sin fines de lucro, para ayudar a conectar las finanzas con sus objetivos comerciales. Su finalidad es garantizar que sus clientes se sientan cómodos y competentes al navegar por sus números. Trabaja con clientes en Woolichooks y escribe un newsletter para personas que no tienen conocimientos financieros.
Iván García es el vicepresidente de Préstamos y Gerente Comunitario en SouthStar Bank, con 15 años de experiencia en hipotecas. En su rol, Iván se enfoca en expandir la presencia de SouthStar Bank a lo largo del Creciente Este de Austin. Además, Iván se enorgullece de poder proporcionar oportunidades de propiedad de vivienda en comunidades históricamente desatendidas. También es presidente de Asuntos Gubernamentales para el Capítulo de Austin de la Asociación Nacional de Profesionales de Bienes Raíces Hispanos y fue nombrado uno de los 100 mejores Oficiales de Préstamos Regionales de NAHREP en 2021.
¿Cuál es un dato curioso sobre ti?
Soy padre de acogida.
¿Cómo te ha beneficiado profesional y personalmente trabajar en EGBI?
Trabajar con EGBI me ha ayudado a comprender mejor a los clientes. Poder escuchar sus historias y sus planes de negocios me convierte en un mejor banquero. Me ayuda a obtener una visión sobre cómo puedo ayudar mejor a mis clientes.
¿Qué te motivó a involucrarte con EGBI y cómo ha evolucionado tu rol desde que comenzaste como voluntario?
Me encanta ver los emocionados y apasionados que están los nuevos empresarios con sus negocios. Me motiva la ingeniosidad y la resiliencia de los clientes de EGBI.
¿Qué resuena personalmente contigo sobre la misión y el trabajo de EGBI?
Veo a mi papá en los empresarios de EGBI. Mi papá trabajaba muy duro en su trabajo y aun así hacía trabajos extra para ganar dinero adicional. Veo cómo algunos empresarios de EGBI están dando el siguiente paso para convertir sus trabajos secundarios en un negocio completo. EGBI empodera a las personas para abrirse camino en esta economía y los equipa para prosperar.
¿De qué manera has utilizado tus experiencias y conocimientos para mejorar las experiencias de aprendizaje de los participantes en tu rol como instructor en EGBI?
Llevo 15 años en el negocio de las hipotecas y he ayudado a muchos compradores primerizos a pasar de inseguros a compradores confiados mediante la planificación y la educación. Usar esta experiencia de planificación y educación me ayuda a interactuar con los participantes en los talleres.
¿Qué le dirías a alguien que esté considerando ser voluntario en EGBI? ¿Te encanta esa sensación gratificante?
¡Invierte tiempo en los empresarios de EGBI!
¿Cuál ha sido la experiencia más gratificante que has tenido en tu rol como instructor para EGBI? Invitar a compañeros de trabajo a ser voluntarios en la noche de Investigación de Mercado y ver la alegría que tenían al interactuar con los participantes.
Traducido al español por Giuliana Karolina Noboa Castañeda . Encuentra la versión en inglés aquí.
La jubilación suele considerarse el final de la trayectoria profesional, un periodo para relajarse y saborear los frutos de largos años de arduo trabajo. Pero para algunos es el comienzo de una nueva aventura: crear una empresa. A diferencia de lo que comúnmente se cree, emprender un negocio tras la jubilación no sólo es posible, sino que además puede tener mucho éxito. En este artículo exploramos el ámbito del espíritu empresarial en la tercera edad, tomando como inspiración a figuras ejemplares como los fundadores de KFC y Home Depot.
El auge del emprendimiento en la tercera edad:
El panorama empresarial actual está en constante evolución, y la edad ya no es un obstáculo para el éxito empresarial. Gracias a los avances tecnológicos, a un mayor acceso a recursos y a los cambios en las perspectivas sobre la jubilación, cada vez son más las personas que se inician en el mundo empresarial a una edad más avanzada. La decisión de crear una empresa tras la jubilación suele surgir del deseo de realización personal, independencia económica y de la oportunidad de dejar un legado.
Ventajas de iniciar un negocio después de la jubilación:
Trayectoria y pericia: los jubilados generalmente cuentan con una vasta trayectoria y pericia que adquirieron a lo largo de su vida profesional. Este conocimiento puede ser invaluable al emprender un negocio, ya que es probable que hayan enfrentado diversos desafíos y hayan desarrollado habilidades efectivas para resolver problemas.
Capacidades: el tiempo transcurrido en el mundo laboral suele traducirse en la adquisición de un amplio conjunto de habilidades. Los jubilados pueden haber perfeccionado habilidades como el liderazgo, la comunicación, gestión de proyectos y la creación de redes de contactos profesionales, todas ellas vitales para triunfar como empresario.
Estabilidad financiera: la mayoría de los jubilados logran alcanzar un nivel de estabilidad financiera. Esta seguridad económica puede servir como colchón al emprender un negocio y reducir el estrés asociado con la incertidumbre financiera.
Flexibilidad de horario: a diferencia de los empresarios más jóvenes, que podrían tener compromisos familiares o laborales, los jubilados suelen tener más flexibilidad en sus horarios. Esta flexibilidad les permite dedicar todo el tiempo que deseen a sus proyectos empresariales, sin las limitaciones de un típico trabajo de nueve a cinco.
Contactos Profesionales: los jubilados suelen contar con una amplia red de contactos que establecieron a lo largo de su trayectoria laboral. Estas conexiones pueden abrirles puertas con posibles clientes, socios, proveedores, mentores e inversores, lo que facilita el crecimiento de su negocio.
Dificultades y factores a considerar:
Dificultad para obtener el capital inicial: los jubilados pueden tener dificultades para conseguir capital inicial para sus proyectos empresariales. Las fuentes tradicionales de financiación, como préstamos o inversores, pueden mostrarse reacios a invertir en empresarios mayores. Esto podría significar la necesidad de encontrar otras formas de financiar sus ideas empresariales, como utilizar sus ahorros personales o explorar fuentes de financiación alternativas.
Desafíos tecnológicos: para los jubilados que no crecieron en la era digital, mantenerse al día con la tecnología en constante evolución puede ser un desafío. Aprender a utilizar nuevos programas informáticos, plataformas de marketing en línea y herramientas de comercio electrónico puede requerir tiempo y esfuerzo adicional.
Problemas de salud: a medida que las personas envejecen, suelen ser más conscientes de su salud y longevidad. Los jubilados, en particular, pueden preocuparse por su capacidad para gestionar las exigencias físicas y mentales de la actividad empresarial, sobre todo si el trabajo conlleva largas jornadas o tareas que exijan un gran esfuerzo físico.
Cambio de mentalidad y habilidades: pasar de una carrera estructurada al mundo dinámico del emprendimiento exige un cambio de mentalidad y de aptitudes. Los jubilados pueden tener que adoptar nuevos métodos de trabajo, aceptar la incertidumbre y desarrollar rasgos empresariales como la disposición para asumir riesgos e innovar.
Ejemplos de emprendedores en la tercera edad:
El coronel Harland Sanders, fundador de Kentucky Fried Chicken (KFC), es uno de los casos más emblemáticos de emprendimiento en la tercera edad. Sanders comenzó a vender su famoso pollo frito en un restaurante de carretera en Corbin, Kentucky, durante la Gran Depresión. Sin embargo, no fue hasta los sesenta años cuando franquició KFC, y lo transformó en una cadena mundial de comida rápida.
Bernie Marcus y Arthur Blank se asociaron para crear The Home Depot en 1978, ambos en la quinta década de sus vidas. A pesar del escepticismo de los expertos del sector, lograron convertir a The Home Depot en el minorista líder en mejoras para el hogar de Estados Unidos, lo que marcó un hito en la industria minorista.
La historia de Ray Kroc con McDonald’s también ilustra el potencial del emprendimiento en la vejez. Kroc se unió a McDonald’s en 1954, a los 52 años, y desempeñó un papel fundamental en la expansión de la empresa mediante franquicias. Su visión y determinación impulsaron a McDonald’s a convertirse en un gigante global de la comida rápida.
Asimismo, la abuela Moses, conocida por sus pinturas de arte popular, emprendió su camino artístico a los 78 años. A pesar de empezar tarde, obtuvo un amplio reconocimiento y se convirtió en una figura notable del mundo del arte.
Estas empresas demuestran cómo la jubilación se puede presentar como una oportunidad para crear empresas exitosas… ¡algo que tú también puedes hacer!
